Stopniowe znoszenie obostrzeń związanych z Covid-19 skłania wielu pracodawców do szukania rozwiązań, które pozwoliłyby na bezpieczny powrót pracowników do biura. Wciąż obowiązujące wytyczne dotyczące zachowania dystansu społecznego rodzą jednak liczne pytania dotyczące procedur, jakie należy wprowadzić w środowisku pracy.
„Wracamy do biur, ale nie będą one już tym czym były kiedyś. Pandemia koronawirusa zmieniła sposób w jaki żyjemy i w jaki będziemy funkcjonować w przestrzeni biurowej. Wielu z tych zmian nie należy traktować jako tymczasowych. Na stałe odmienią one podejście pracowników i pracodawców do środowiska pracy. Nastała nowa normalność. A w niej priorytetem są elastyczność, efektywność i przede wszystkim bezpieczeństwo” – mówi Jakub Jędrys, dyrektor działu doradztwa budowlanego i projektowego, Savills.
Główne wytyczne dotyczące środowiska pracy nie odbiegają od aktualnych zaleceń Światowej Organizacji Zdrowia oraz Głównego Inspektoratu Sanitarnego odnośnie wszystkich innych miejsc, w których może dojść do kontaktu z drugą osobą. Obowiązuje zatem reguła dystansu społecznego oraz bezwzględne przestrzeganie zasad higieny. Większość procedur, jakie firma Savills rekomenduje firmom przygotowującym się na powrót pracowników, opiera się na skutecznym informowaniu pracowników o powyższych zasadach oraz takiej reorganizacji pracy biurowej, która ułatwi ich przestrzeganie.
Dystans społeczny w biurze można zachować wdrażając system rotacyjny, łącząc go z kontynuowaniem pracy zdalnej części pracowników. Firmy posiadające biura zaprojektowane na planie otwartym (tzw. open space) mogą zapewnić odstęp 1,5-2 metrów pomiędzy pracownikami poprzez wyłączenie części stanowisk pracy, tak by oba sąsiednie stanowiska pozostawały wolne i by nie siedzieć naprzeciwko drugiej osoby. Jeżeli pozwala na to infrastruktura, można również rozważyć wstawienie ścianek dzielnych pomiędzy rzędami biurek.
Tworząc poradnik dla najemców firma Savills opierała się na wiedzy swoich ekspertów zajmujących się na co dzień doradztwem budowlanym i komercyjnym przy wynajmie i aranżacji powierzchni biurowej. Wiedzę ekspercką połączono z doświadczeniami z krajów azjatyckich, które mają już za sobą kolejne etapy zmniejszania obostrzeń związanych z pandemią koronawirusa. Przykładem jest m.in. oddział Savills w Wuhan, który otwarto ponownie już pod koniec marca. Dodatkowo polski oddział Savills postanowił skonsultować treść poradnika z jednym z najwybitniejszych w Polsce autorytetów w dziedzinie wirusologii, prof. Włodzimierzem Gutem.
„Nie jest ważne czy koronawirus zostanie z nami na dłużej czy nie, firmy powinny zadbać o bezpieczeństwo pracowników. Pewne rozwiązania, które możemy wprowadzić w biurze pomogą nas chronić nie tylko przed szerzeniem się obecnej pandemii, ale mają zastosowanie wobec wszystkich epidemii wywołanych wirusami przenoszonymi drogą kropelkową” – mówi prof. Włodzimierz Gut.
Według wytycznych prof. Włodzimierza Guta, jedną z podstawowych zasad, jaką wszystkie firmy powinny przyjąć jest założenie, że do biura przychodzą tylko osoby, u których nie występują objawy choroby Covid-19. Wobec wątpliwości dotyczących możliwości sprawdzania temperatury u osób przebywających w budynkach biurowych, kluczowa staje się zasada odpowiedzialności za siebie i innych. W przypadku gorszego samopoczucia i zaobserwowania u siebie objawów grypopodobnych, należy bezwzględnie pozostać w domu i nie pojawiać się w biurze.
W opinii prof. Włodzimierza Guta biuro gwarantujące zachowanie dystansu społecznego eliminuje konieczność noszenia maseczki ochronnej w momencie, kiedy siedzimy przed komputerem i nie odchodzimy od biurka. Chcąc jednak w pełni przygotować się na powrót pracowników do biura warto dokonać analizy całej wykorzystywanej powierzchni najmu i wdrożyć na niej odpowiednie procedury, a także sprawdzić jakiego rodzaju środki bezpieczeństwa na powierzchniach wspólnych podjął właściciel budynku.
Jak proponuje Savills, o ile pozwala na to plan danego biura, można rozważyć wprowadzenie ruchu jednostronnego w ciągach komunikacyjnych i wydzielenie obszarów najbardziej narażonych na kontakt z osobami spoza firmy. W przypadku biur, które odwiedza duża liczba klientów, jednym z opcjonalnych rozwiązań pozwalających chronić pracowników recepcji jest zainstalowanie szyby z pleksi. W biurze wskazane jest także czasowe wyłączenie z użytkowania stref relaksu oraz zminimalizowanie liczby osób korzystających z kuchni i sal konferencyjnych. Dobrze jest, jeśli pomiędzy spotkaniami zaplanowane zostaną przerwy pozwalające na wymianę powierza w sali. Warto również skontaktować się z zarządcą budynku, by zapytać o procedurę korzystania z wind, punktów handlowych i gastronomicznych dostępnych w obiekcie oraz upewnić się czy zwiększona została częstotliwość sprzątania i dezynfekcji na powierzchniach wspólnych.
Bardzo ważne w zmniejszaniu ryzyka zarażenia w środowisku biurowym jest przestrzeganie zasad higieny. Zgodnie z rekomendacjami Savills, należy dbać, by w toaletach dostępne było mydło i ręczniki papierowe oraz zachęcać pracowników do mycia rąk. Najczęściej dotykane powierzchnie, np. panel sterowania xero czy automatu do kawy, powinny być regularnie dezynfekowane środkiem na bazie alkoholu o stężeniu minimum 60%, a całe biuro można dodatkowo co pewien czas odkażać jedną z dostępnych metod, która nie uszkadza sprzętu biurowego, np. poprzez ozonowanie. Stanowiska do pracy rotacyjnej, zwłaszcza tzw. hot deski, powinny być dezynfekowane po każdej osobie.
W planowaniu bezpiecznego środowiska pracy z pomocą mogą przyjść również nowe technologie. Oprócz wdrożenia narzędzi umożliwiających zdalny kontakt z klientami i współpracownikami np. w formie wideokonferencji, zaleca się implementację rozwiązań bezdotykowych automatyzujących procesy lub sterowanych głosem. Zgodnie z rekomendacjami Savills, można również wprowadzić dedykowane aplikacje usprawniające zarządzanie pracą zmianową i regulujące aktualne obłożenie biura.
„Strach przed zarażeniem, w połączeniu z natłokiem informacji na temat pandemii, doprowadzają do powstania wielu mitów dotyczących koronawirusa. Tworząc procedury bezpiecznego środowiska pracy należy opierać się na sprawdzonych informacjach i starać się unikać rozwiązań, które mogą okazać się nierealne do wdrożenia lub wyegzekwowania.
Nie można przy tym zapominać o potrzebie komunikacji z pracownikami. Warto zacząć od przeprowadzenia wśród nich ankiety, a wszelkie procedury powinny być wytłumaczone w sposób jasny i wsparte oznaczeniami rozmieszczonymi w przestrzeni biurowej” – dodaje Jakub Jędrys z Savills.
„Obecnie w trybie przyśpieszonym firmy modyfikują swoje aktualne siedziby, ale pandemia koronawirusa może wpłynąć również na to, jakich biur będą one szukały w przyszłości. Najemcy z pewnością mogą zacząć zwracać większą uwagę na rozwiązania budynkowe umożliwiające bezdotykowe korzystanie z baterii umywalkowych, podajników mydła czy zastosowanie czujników oświetlenia. Być może również zauważalna będzie chęć powrotu części firm do biur w układzie gabinetowym. Z pewnością jednak najemcy dążyć będą do większej elastyczności, np. poprzez łączenie wynajmu tradycyjnej powierzchni biurowej z okresowym korzystaniem z powierzchni coworkingowej, co pozwala ograniczać ryzyka związane z długoterminową umową najmu” – podsumowuje Jarosław Pilch, dyrektor działu powierzchni biurowych, reprezentacja najemcy, Savills.
Firma Savills zastrzega, że wszystkie zawarte w poradniku rekomendowane rozwiązania muszą zostać dostosowane do profilu, możliwości i potrzeb danej organizacji, a także warunków technicznych wykorzystywanej powierzchni oraz samego budynku. Z tego względu zdecydowała się wprowadzić usługę, w ramach której pomaga najemcom powierzchni biurowych w stworzeniu indywidualnego planu powrotu do biura i przystosowania go do nowych okoliczności, tak by było ono bezpieczne dla pracowników.
Poradnik Powrót do biura dostępny jest do pobrania bezpłatnie na stronie savills.pl. Dodatkowe materiały w języku angielskim dotyczące Covid-19 w środowisku pracy można również znaleźć na specjalnie uruchomionej stronie Savills Office FiT.