Nierzadko pracodawcom wydaje się, że ograniczanie poziomu absencji chorobowej wśród załogi to proste zadanie, dające się zamknąć w kilku żelaznych, uniwersalnych zasadach. Żeby jednak działać skutecznie, należy umiejętnie połączyć mądre zarządzanie zespołem ze złożoną analizą matematyczną, podobną do tej, która w nominowanym do Oskara filmie Moneyball pozwoliła na osiągnięcie spektakularnych sukcesów sportowych.
Zjawisko rosnącego z roku na roku wskaźnika absencji chorobowych to coraz większy problem dla pracodawców zarówno z branży produkcyjnej, jak i usługowej. Zmiany na rynku pracy sprawiają, że coraz trudniej o zapewnienie odpowiedniej kadry pracowniczej, a każda nieobecność jest dużym wyzwaniem dla szefów. Wiele przedsiębiorstw zwraca coraz większą uwagę na ograniczanie absencji, mało kto jednak wie, jak skutecznie się za to zabrać. Przedstawiamy pięć najczęstszych błędów, które są popełniane przez kadrę zarządzającą. Sprawdź, czy nie robisz tego samego!
Na skróty:
Nierozróżnianie typów absencji
Częstym zjawiskiem są próby opisywania skali problemu i opracowywania środków zaradczych na podstawie ubogich i niejednoznacznych danych. Osoby odpowiedzialne za zarządzanie absencją chorobową w przedsiębiorstwach nie zdają sobie sprawy z tego, że nieobecność „naturalna”, spowodowana faktyczną chorobą, jest zupełnie innym zjawiskiem od absencji „szarej” czy „zawodowej”. „Szara” wynika ze źle zaprojektowanego systemu pracy i braku świadomego zarządzania absencją przez pracodawcę i da się ją w największym stopniu ograniczyć, między innymi rozmawiając z pracownikami i słuchając ich uwag. Wedle szacunków Conperio, od 30% do 70% zwolnień ze wskazaniem „chory może chodzić” lub przyznawanych w ramach konieczności opieki nad członkiem rodziny, jest wykorzystywanych niezgodnie z przeznaczeniem. Absencja ”zawodowa” to skutek patologicznej chęci uniknięcia wykonywania obowiązków służbowych i wykorzystywania w tym celu zwolnień lekarskich przez pracownika. Stanowi ona średnio 10% absencji chorobowej. Zazwyczaj są to bardzo długie zwolnienia, następujące bezpośrednio po sobie.
Odpowiednie zbadanie struktury absencji powinno zawsze być pierwszym krokiem do uzdrowienia sytuacji w firmie. Dopiero na tej podstawie, mając dogłębną wiedzę na temat sytuacji swojego przedsiębiorstwa na tle innych działających w tej samej branży czy regionie, można wdrożyć skuteczne działania.
– Pracodawcy nie zdają sobie sprawy z tego, jak złożonym tematem jest absencja chorobowa. Wydaje im się, że jedynymi czynnikami wartymi wzięcia pod uwagę są liczba faktycznych chorób i skala oszustw wśród pracowników. Żeby realnie poprawić sytuację, należy również przeanalizować całą strukturę absencji. Zrozumieć, jaka część wynika ze złych warunków w pracy, jaka jest skutkiem nieodpowiednich relacji z przełożonym, a ilu pracowników decyduje się korzystać z „lewych” zwolnień ze względu na to, że mają poczucie bezkarności i braku kontroli ze strony szefostwa. Żeby działać skutecznie, należy wiedzieć czy absencje „szare” i „zawodowe” stanowią w naszym przedsiębiorstwie 20 czy 70 procent całości zjawiska, a tak duże potrafią być różnice pomiędzy poszczególnymi przedsiębiorstwami – analizuje Edyta Grajek-Mosiołek, koordynatorka procesów zarządzania absencją chorobową w specjalizującej się w tej tematyce firmie Conperio.
Eksperci, korzystając z danych dostarczanych przez pracodawców, potrafią dogłębnie przeanalizować i określić strukturę zwolnień lekarskich w danym przedsiębiorstwie. Analiza matematyczna, poparta wieloletnim doświadczeniem współpracy z przedsiębiorstwami działającymi w różnych branżach, pozwala na opracowanie systemowych rozwiązań, skrojonych na miarę i odpowiadających specyfice każdej firmy. W nominowanym do Oskara filmie Moneyball, grany przez Brada Pitta Billy Beane, menedżer baseballowej drużyny Oakland Athletics, dzięki analizie matematycznej zrewolucjonizował podejście do budowania drużyny sportowej. Ta historia wydarzyła się naprawdę i pozwoliła niedocenianemu zespołowi w 2002 roku sięgnąć po sensacyjne mistrzostwo. Specjaliści z Conperio, wykorzystując podobne sposoby działania, również osiągają spektakularne sukcesy.
Cała odpowiedzialność na dziale HR
Szefowie przedsiębiorstw wciąż często wychodzą z założenia, że całość odpowiedzialności za wdrażanie procesów ograniczających problem absencji chorobowej powinna leżeć po stronie działów HR. Badania wyraźnie wskazują jednak na to, że ogromną rolę do odegrania mają również szefowie zespołów, brygadziści czy menedżerowie. Znaczna liczba nieuzasadnionych zwolnień lekarskich wynika ze złej atmosfery w zespole, nieodpowiednich relacji z przełożonym, czy też przymykania oka na niewłaściwe praktyki absencyjne. Przedstawiciele HR nie mają wpływu na zmianę tych praktyk, a są pociągani do odpowiedzialności za wskaźniki absencji. Dlatego należy wyraźnie podkreślić, że do skutecznego ograniczania liczby podejrzanych absencji niezbędna jest holistyczna strategia i zaangażowanie różnych pionów przedsiębiorstwa.
– W niektórych zakładach dochodzi do sytuacji patologicznych, kiedy przełożeni pod koniec miesiąca potrafią wysyłać niektóre osoby na zwolnienie, żeby poprawić sobie wskaźniki produkcyjne. W Conperio spotkaliśmy się z taką sytuacją w kilku przedsiębiorstwach, kiedy przedstawiciele kadry zarządzającej wprost przyznawali się do takich praktyk. Wysłanie kilku osób na zwolnienie pozwalało im oszukać system, sprawić że ich praca wygląda lepiej w liczbach. To jaskrawy przykład na złe procesy w firmie, których zmiana jest kluczowa dla zmniejszenia współczynnika absencji. I w to muszą być zaangażowani wszyscy, a nie tylko dział HR – podkreśla Edyta Grajek-Mosiołek.
Jak widać, niewłaściwe procesy wpływają na wiele elementów funkcjonowania zakładu pracy. To, że kierownikom nie powinno się opłacać wysyłanie podwładnych na L4, wydaje się oczywiste. Nie każdy pracodawca zdaje sobie jednak sprawę z tego, jak szkodliwe mogą być źle zaprojektowane wskaźniki i procesy. – Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w Conperio opracowaliśmy model zarządzania absencją w organizacji, który jasno wyznacza kto, i za co, powinien być odpowiedzialny. Wielowymiarowy i wieloaspektowy „model KPW” składa się z trzech czynników: komunikacji, pomiaru i weryfikacji. W trakcie naszych szkoleń uczymy pracodawców tego, jak uniknąć błędów w opracowywaniu KPI czy procesów produkcyjnych, które prowadzą do patologii – dodaje przedstawicielka największej polskiej firmy zajmującej się zarządzaniem absencją chorobową.
Absencja mierzona w sposób niepozwalający ustalić przyczyn problemu
Wielu pracodawców samodzielnie stara się mierzyć absencję chorobową, nie korzystając z wsparcia ekspertów. Takie działanie może być nieskuteczne ze względu na fakt, że nie zawsze wiedzą co i jak należy badać i analizować. W wielu przedsiębiorstwach bada się pod kątem przyczyn jedynie długość trwania zwolnień lekarskich, dzieląc absencje chorobowe wyłącznie na te krótko i długoterminowe. Taki pomiar nie pozwala na określenie przyczyny występowania problemu, uniemożliwiając pracodawcy wdrożenie odpowiednich środków zaradczych.
– Taki niewłaściwy pomiar jest obarczony dużym ryzykiem błędu i nie pozwala porównać sytuacji danego przedsiębiorstwa z innymi z tej samej branży czy regionu. Problematyczne jest nawet ustalenie, czym jest absencja długoterminowa, bo w jednym zakładzie klasyfikuje się tak wszystkie nieobecności dłuższe niż 5 dni, a w innych nawet pięciokrotnie dłuższa nieobecność jest traktowana jako krótkoterminowa. Przedsiębiorcy nierzadko w ogóle nie szukają przyczyn występowania zjawiska. Brak jest zaangażowania takich metod jak choćby procedury wewnętrzne, czy rozmowy po absencji. Bez tego absencja chorobowa pozostanie niezrozumiałym ciągiem liczb w arkuszu kalkulacyjnym – tłumaczy Edyta Grajek-Mosiołek.
Wdrażanie nieskutecznych działań
Najczęstszym błędem pracodawców jest wdrażanie nieskutecznych i niejednokrotnie kosztownych działań, które nie mają żadnego przełożenia na wskaźnik absencji chorobowej. Przykładem tego jest chociażby wprowadzanie „owocowych piątków”, benefitów sportowych, premii za brak absencji, czy też zapewnianie prywatnej opieki zdrowotnej. Szefowie działają na oślep, nie znając skali i struktury zjawiska w swoim przedsiębiorstwie płyną z prądem, wdrażając rozwiązania tylko dlatego, że podpatrzyli je u konkurencji. Z danych Conperio Indeks – platformy gromadzącej dane i analizy zwolnień chorobowych ponad 130 firm z całej Polski – jasno wynika, że tego typu działanie, niebędące elementem całościowej polityki absencyjnej przedsiębiorstwa, są bezskuteczne.
– Nie da się zapobiegać czemuś, czego się nie rozumie. Jeżeli w danym przedsiębiorstwie jest wysoki wskaźnik absencji „szarej”, powodowanej np. błędnie skonstruowanym grafikiem lub planem urlopowym, a pracodawca postanawia poprawić stan zdrowia załogi poprzez zapewnianie jej raz w tygodniu świeżych owoców, to działanie nie ma najmniejszego sensu. Podobnie przedstawia się sytuacja z wątpliwymi moralnie premiami za przychodzenie do pracy. Wprowadzanie ich w oderwaniu od całościowej polityki absencyjnej nic nie daje. W trakcie prowadzonych przez nas szkoleń dzielimy się naszą wiedzą i pokazujemy, jakie działania faktycznie pozwalają znacznie ograniczyć skalę problemu – zapewnia przedstawicielka najbardziej doświadczonej firmy konsultingowej zajmującej się problematyką absencji chorobowej.
W każdym przedsiębiorstwie co innego może być skuteczne. W jednym miejscu najlepszym rozwiązaniem będzie przeszkolenie menadżerów w zakresie relacji międzyludzkich. W innym pomogą regularne kontrole zwolnień lekarskich, a w kolejnym wystarczy na przykład zmienić pozycje pracownika przy taśmie produkcyjnej, żeby odciążyć kręgosłup. Jedynym złotym środkiem jest dogłębna analiza sytuacji w danym przedsiębiorstwie. – Conperio jest w stanie po jej przeprowadzeniu zaproponować i wdrożyć skuteczne działania, oszczędzając pracodawcy ogromnych kwot wyrzucanych w błoto na nieskuteczne działania – dodaje Edyta Grajek-Mosiołek.
Ignorowanie wiedzy ekspertów
W wielu przedsiębiorstwach wdrażane są działania nieskuteczne, narzucone z góry przez centralę i niedostosowane do specyfiki danego zakładu. Nawet w obrębie jednego przedsiębiorstwa, działania pozwalające zmniejszyć poziom absencji chorobowej w zakładzie położonym w pobliżu dużego miasta, mogą okazać się nieskuteczne w innej lokalizacji. Eksperci często są sprowadzani do firmy w sytuacji kryzysowej, mając za zadanie naprawić źle funkcjonujący w niej program kontroli absencji. Źle zaprojektowane i niedostosowane do specyfiki zakładu narzędzia potrafią wyrządzić więcej krzywd, niż korzyści.
– W wielu przedsiębiorstwach spotykamy się z niechęcią kadry zarządzającej do zarządzania absencją chorobową ze względu na wdrażane wcześniej przez centralę rozwiązania, które nie miały szans powodzenia. Problemem jest zbyt duża centralizacja. Zarządzający wielkimi, wielozakładowymi przedsiębiorstwami, czasem zapominają o tym, że każde miejsce pracy ma swoją specyfikę. Dlatego należy traktować je jako odrębne byty, analizując w każdym sytuację wyjściową i dostosowując środki naprawcze. Lepiej skorzystać z wiedzy ekspertów już na etapie opracowywania sposobów zarządzania absencją chorobową, niż wprowadzić zły program, który potem trzeba awaryjnie ratować – opisuje przedstawicielka Conperio.
Pracodawcy coraz uważniej przyglądają się problematyce absencji chorobowej, zapominając jednak o tym, co kluczowe. W medycynie bez badań i diagnozy nie przeprowadza się operacji, nie wdraża leczenia. Dlaczego zatem pracodawcy nie widzą nic złego w działaniu na oślep? Lekarz, który walcząc z bólem brzucha u pacjenta po kolei operowałby przypadkowe organy, błyskawicznie straciłby prawo wykonywania zawodu. Takiej samej odpowiedzialności za wdrażane „leczenie” absencji chorobowej trzeba nauczyć pracodawców. Eksperci Conperio w trakcie specjalistycznych szkoleń uczą przedsiębiorców skutecznego działania, służą także pomocą w postaci audytów czy kontroli zwolnień chorobowych. Każdy miesiąc bez mądrego zarządzania absencją chorobową to kosztowne straty dla firmy. Z badań Conperio wynika, że każdy procent absencji chorobowej w przedsiębiorstwie przekłada się na utratę 0,7% wypracowanego zysku. Z kolei właściwie dobrane działania mogą ograniczyć wydatki przedsiębiorstwa spowodowane absencją od kilku nawet do 70 procent. Badania Conperio Indeks jasno pokazują również, że w przedsiębiorstwach działających po omacku, wskaźnik absencji chorobowej regularnie wzrasta!
