Badania przeprowadzone przez firmę Gartner wskazują, że rozwój robotyzacji w biznesie w niedalekiej przyszłości skróci czas naszej pracy nawet o 30%[1]. Niezwykle zaawansowane rozwiązania, opierające się m.in. na sztucznej inteligencji, czy tzw. RPA (ang. Robotic Process Automation – Zrobotyzowana Automatyzacja Procesów) wykorzystywane są m.in. przez firmy zarządzające dokumentacją oraz zasobami informacji swoich klientów. Rynek wymaga od nich proaktywności, skuteczności, a przede wszystkim zapewnienia, że zlecane prace zostaną ukończone w sposób bezbłędny. To właśnie dlatego w ostatnich latach tak zauważalny jest rozwój robotyzacji procesów, które dotąd były realizowane przez człowieka.
Inteligentne oprogramowanie
Jedną z najszybciej rozwijających się gałęzi rynku IT jest segment tzw. software’u, na które składają się specjalistyczne systemy operacyjne, aplikacje, czy programy. Wykorzystuje się w nich zaawansowane algorytmy oraz implementuje najnowsze osiągnięcia z dziedziny sztucznej inteligencji, czy uczenia maszynowego.
Wymagania rynku, szczególnie w kontekście branży zarządzania informacją, wymuszają bardzo dynamiczny rozwój technologii. Firmy nieustanie poszukują rozwiązań, dzięki którym swoje działania będą mogły przeprowadzać w sposób szybki, skuteczny oraz bezpieczny. W ostatnich latach sztuczna inteligencja, czy szeroko rozumiana robotyzacja pozwoliła dużej liczbie firm zoptymalizować wiele procesów dotyczących zarządzania informacją, co w bezpośredni sposób przekłada się na wyniki biznesowe tych przedsiębiorstw. Badania przeprowadzone przez naszego partnera – firmę M-Files dowiodły, że procesy zarządzania dokumentacją wykorzystujące RPA mogą zostać skrócone nawet z kilku dni do kilku minut. W jednym z badanych przypadków czas prac został zredukowany z tygodnia do pół godziny, czyli aż 80-krotnie. – tłumaczy Stefan Kotański, Iron Mountain Polska
Iron Mountain oferuje swoim klientom obsługę procesów z wykorzystywaniem oprogramowania takiego jak Kofax, które jest nowoczesnym narzędziem do digitalizowania, zarządzania oraz przetwarzania każdego typu dokumentów.
Wykorzystanie nowoczesnego oprogramowania, poza zdecydowanym skróceniem czasu pracy, pozwala pracownikom na skoncentrowanie się na bardziej wymagających, ambitniejszych zadaniach. Ręczne grupowanie obrazów dokumentów, wyszukiwanie konkretnych informacji wśród setek stron, czy folderów z danymi jest niezwykle czasochłonne i żmudne. Natomiast systemowi zajmuje to dosłownie kilka chwil. Nowoczesny software pozwala także na stałe rozwijanie portfolio usług, jakie możemy zaoferować naszym klientom. – mówi Stefan Kotański
Iron Mountain, globalny lider rynku zarządzania informacją, posiada w swoich szeregach dedykowane zespoły specjalistów, których zadaniem jest praca nad rozwojem technologii, wykorzystywanych w bieżących działaniach przedsiębiorstwa. Współpracuje także z informatycznymi gigantami takimi jak Google, Amazon, czy M-Files.
Firmy z segmentu zarządzania informacją bardzo często tworzą dedykowane aplikacje, dostosowane do sprecyzowanych oczekiwań klientów. Oferują także obsługę procesów przy wsparciu RPA oraz ich obsługę w momencie, w którym interwencja człowieka okazuje się niezbędna. Daje to ich klientom co najmniej dwie korzyści: z jednej strony zlecane działania mogą zostać przeprowadzone w szybki sposób, z drugiej natomiast, odciążyć zasoby ludzkie po stronie klienta. Jeśli chodzi o sam rynek RPA, analizy MarketsAndMarkets przewidują, iż do 2022 r. jego wartość będzie rosła corocznie o ok. 30%, aby w 2025 roku osiągnąć poziom 5.9 miliarda dolarów[2].
W ramach technologii RPA wydzielić możemy dwa typy robotów – wymagających wsparcia człowieka (attended) oraz te działające autonomicznie (unattended). Większość organizacji rozpoczyna od modelu wykorzystania automatyzacji przy wsparciu człowieka, jednak rozwój technologii, jaki obserwujemy, będzie sprawiał, że odsetek ten będzie stopniowo malał. Do tego czasu niezbędna będzie korelacja procesów wykonywanych przez maszyny oraz pracy człowieka. – tłumaczy Stefan Kotański.
Najnowocześniejszy sprzęt
Poza samym oprogramowaniem, bardzo istotną rolę w kontekście robotyzacji branży zarządzania informacją odgrywa zaawansowany technicznie sprzęt.
W Iron Mountain wykorzystujemy zaawansowane skanery z automatycznymi sorterami. Mogą one odczytywać treści z dokumentów i kategoryzować je w czasie rzeczywistym. Posiadamy także różnego rodzaju maszyny sortujące, które są w stanie samodzielnie posegregować dokumenty na podstawie określonego parametru, np. kodu kreskowego, czy numeru umowy. Naszą przewagą jest fakt, że tego typu urządzenia tworzone są specjalnie dla nas. Jako firma działająca na wielu rynkach, w różnych gałęziach biznesu posiadamy bardzo szeroką wiedzę o problemach klientów z różnych branż. Nasze rozwiązania są zatem wyposażone w kluczowe elementy z punktu widzenia wydajności pracy oraz funkcjonalności, jakie oferują – mówi Stefan Kotański
Robotyzacja w branży zarządzania informacją przejawia się także w coraz szerszym wykorzystaniu technologii RFID[3]. Dzięki niej w bardzo łatwy sposób można kontrolować przepływ dokumentacji, czy zdalnie określić jej położenie np. na regałach w archiwum. Ta technologia zdecydowanie przyspiesza także wszelkie procesy logistyczne. Zamiast skanować pojedynczo każde pudło z dokumentami, pracownik za pomocą urządzeń obsługujących technologię RFID odbiera jednocześnie sygnały od każdego z nich. Używane są również bezobsługowe pojemniki na zniszczone zasoby, które wykorzystują szeroko rozumianą koncepcję IoT[4]. Są one w stanie samodzielnie wezwać kuriera, gdy zostaną zapełnione, czy poinformować o konieczności wymiany części eksploatacyjnych.
Jedną z gałęzi biznesu, w której niezwykle widoczny jest postęp technologiczny, stanowi właśnie branża zarządzania informacją. W związku z tym, iż kluczowe są dla niej precyzja, bezpieczeństwo oraz reaktywność, roboty oraz zaawansowane algorytmy są w stanie wykonać pracę zdecydowanie szybciej i dokładniej niż człowiek. Mogą także pracować 24 godziny na dobę, przez siedem dni w tygodniu. Jednak tylko od człowieka zależy, jak technologia może być rozwijana i wykorzystywana w codziennej pracy. Dzięki niej każdy z nas będzie mógł skupić się na pracy kreatywnej. A to przecież ona kształtuje realia przyszłego świata.
[1] zob. Gartner: Magic Quadrant for Robotic Process Automation Software 2019
[2] https://www.marketsandmarkets.com/PressReleases/robotic-process-automation.asp
[3] RFID (ang. Radio-frequency indentification) – system zdalnej indentyfikacji radiowej.
[4] IOT (and. Internet of Things) – Internet rzeczy – koncepcja połączenia ze sobą sprzętów elektronicznych, skorelowania ich działań. Zob. inteligentne domy, inteligentne miasta.
