Zbliżający się koniec roku uświadamia nam, jak wiele zmieniło się w ciągu ostatnich miesięcy w funkcjonowaniu przedsiębiorstw na polskim rynku. Już pierwszy wiosenny lockdown spowodował, że wiele firm zdecydowało się na bardzo szybkie przejście na pracę zdalną. Dziś jesteśmy już przyzwyczajeni do wykonywania służbowych obowiązków z domu i wirtualnych spotkań z partnerami biznesowymi oraz pracownikami. Dotyczy to także rozmów kwalifikacyjnych, które teraz odbywają się przez popularne komunikatory, takie jak Zoom, Skype czy Microsoft Teams. Taka formuła spowodowała, że przed działami HR pojawiły się nowe wyzwania, a z drugiej strony możliwości.
Na skróty:
Poznajmy się online
Jako HR Manager bardzo cenię sobie możliwość bezpośredniego kontaktu z ludźmi. Z jednej strony pozwala on lepiej poznać kandydata na dane stanowisko, z drugiej stwarza większe możliwości pokazania mu firmy. Warto pamiętać, że podczas rekrutacji nie tylko osoba ubiegająca się o pracę prezentuje siebie i swoje umiejętności, ale także poznaje potencjalnego nowego pracodawcę. Pojawiło się więc pytanie, jak przeprowadzić ten proces najskuteczniej bez biura, w którym funkcjonowaliśmy na co dzień przed wybuchem pandemii. Oczywiste jest, że rozmowy online muszą przebiegać przy włączonej kamerze, abyśmy mogli obserwować zachowanie i mowę ciała kandydata. Zwracamy też uwagę na to, jak przygotował się na spotkanie w warunkach domowych – czy zadbał o odpowiedni ubiór i przestrzeń (to, co jego rozmówcy widzą w tle). Możemy również ocenić jego opanowanie, gdy w mieszkaniu wydarzy się coś niespodziewanego. Reakcja może być dla nas informacją o umiejętności reagowania w sytuacjach stresujących. Oczywiście mamy świadomość tego, że odbywanie rozmowy kwalifikacyjnej w domu może powodować dodatkowe zdenerwowanie. Nawet jeśli ktoś mieszka sam, nagle może okazać się, że sąsiad właśnie rozpoczyna remont, albo wystąpią problemy techniczne. Szczególnie ważne jest więc wprowadzenie przyjaznej atmosfery na samym początku spotkania – jak wiadomo, spokój pomaga kandydatowi zaprezentować pełnię swojego potencjału.
Ze strony działu HR musieliśmy też zadbać o jeszcze lepsze niż do tej pory wyeksponowanie wartości, jakimi kieruje się Hines – co jest ważne dla osób tworzących organizację, na co firma zwraca uwagę we współpracy i jakie są jej cele. Okazało się, że poświęcając tym kwestiom więcej czasu, mogliśmy jeszcze lepiej poznać potrzeby kandydata i zorientować się, czy znajdzie u nas to, czego poszukuje w życiu zawodowym. Warto podkreślić, że w sytuacji epidemicznej priorytety pracowników się zmieniły. Wielu kandydatów chce wiedzieć, jak w czasie pandemii firma troszczy się o pracowników. Bardzo ważna jest możliwość pracy zdalnej, programy wsparcia, a także globalne telekonferencje, na których dzielimy się doświadczeniami.
Sprawdzian wiedzy merytorycznej
W rekrutacji online wyzwaniem może być też sprawdzenie wiedzy merytorycznej kandydata. Przed pandemią można było przekazać mu zadania do wykonania w biurze. Niektóre firmy decydują się na wysłanie zadań do zrobienia w domu, jednak wtedy trudniej kontrolować czas pracy i samodzielność. Oprócz standardowej rozmowy z osobą odpowiedzialną za weryfikację doświadczenia i wiedzy merytorycznej potencjalnego przyszłego pracownika, w Hines zdecydowaliśmy się, przy rekrutacji na niektóre stanowiska, na przeprowadzanie testów kompetencyjnych podczas wirtualnych spotkań. Kandydat otrzymuje od nas formularz, który musi wypełnić przy włączonej kamerze, dzieląc swój ekran z innymi uczestnikami. Po zakończeniu rozmowy, wysyłam mu mailowo informację o liczbie uzyskanych przez niego punktów. Wyniki testu są omawiane z wybranymi osobami w drugim etapie rekrutacji.
Zastosowanie powyższych rozwiązań pozwoliło nam już z sukcesem przeprowadzić wiele rekrutacji do różnych działów. Podsumowując, mogę powiedzieć, że zdalna rekrutacja to zdecydowanie dobry pomysł na pierwszy etap całego procesu i wtedy, kiedy z różnych względów nie jest możliwe spotkanie na żywo. Zamierzamy korzystać z tego rozwiązania nawet po powrocie do biura. W przypadku kolejnych etapów preferuję jednak bezpośredni kontakt z wybranymi osobami.
Onboarding
Wprowadzenie nowego pracownika do zespołu nie kończy się na rekrutacji. Osoba ta musi się jeszcze wdrożyć, co w dobie pracy zdalnej stanowi wyzwanie zarówno dla niej, jaki i dla przełożonego. Zależy nam na tym, aby pierwszego dnia pracownik pojawił się w biurze, choćby po odbiór sprzętu, ale jesteśmy przygotowani na wypadek, gdyby nie było to możliwe – wówczas kurier dostarcza laptop oraz powitalne gadżety do domu.
Moją rolą jako HR Managera jest wprowadzenie pracownika w sprawy administracyjne oraz przedstawienie mu firmy i zasad funkcjonowania w zespole. Prezentuję mu m.in. zasady bezpieczeństwa i procedury związane z COVID-19, strukturę organizacji oraz przepływ dokumentów. Pracownik otrzymuje też dostęp i poznaje zasoby intranetu, w tym rozbudowany międzynarodowy portal szkoleniowy, z którego może korzystać zgodnie z przydzielonymi mu uprawnieniami.
Jeszcze pierwszego dnia nowa osoba jest przedstawiana zespołowi w e-mailu powitalnym, który wysyłamy do wszystkich pracowników oddziału Hines w Polsce, wraz ze zdjęciem tej osoby oraz informacjami od kiedy zaczyna pracę, w jakim dziale, kto jest jej bezpośrednim przełożonym i za jakie projekty będzie odpowiadała. Następnie przełożony przedstawia ją zespołowi na telekonferencji działowej i wyznacza pracownika odpowiedzialnego za wdrożenie nowej koleżanki lub nowego kolegi pod kątem merytorycznym. Zależy nam również na tym, aby nowe osoby poznały innych współpracowników z firmy, dlatego otrzymują one dostęp do naszego wewnętrznego pliku, którego nazywamy „firmowym Facebookiem”. Znajdą tam krótką prezentację wszystkich pracowników Hines Polska z uwzględnieniem zajmowanego stanowiska i stażu pracy oraz kilku nieformalnych informacji (jeśli ktoś chciał się nimi podzielić). Ułatwia to poznanie całego zespołu i umożliwia szybkie zorientowanie się, z kim będą się odbywać zaplanowane spotkania online.
Wkładamy dużo wysiłku, aby nowi pracownicy mogli dobrze wdrożyć się w swoje obowiązki, mieli przydzielane właściwe zadania i dostęp do odpowiednich materiałów do pracy. Dajemy im też wsparcie w sytuacjach problematycznych. W pierwszych tygodniach konieczne jest zwiększone zaangażowanie przełożonych i osób wprowadzających nowych członków zespołu. Uważam, że bardzo ważna w tym procesie jest rola HR Managera, który powinien monitorować, jak przebiega adaptacja pracownika. Jestem więc w stałym kontakcie z nową osobą i zachęcam przełożonego do częstych rozmów z nią.
Zdalne wdrażanie pracownika do firmy jest z pewnością znacznie trudniejsze niż rekrutacja online. Z tego względu preferujemy, aby odbywało się ono w biurze i będziemy do tego dążyć po zakończeniu pandemii.
Małgorzata Falkowska, Human Resources Manager, Hines Polska Sp. z o.o.
