Praca zdalna zaczęła zyskiwać na znaczeniu jeszcze przed wybuchem pandemii. I choć prawie 70 proc. przedsiębiorców uważa obecnie, że wzrost wydajności pracy zdalnej będzie trwałym procesem, i przyniesie korzyści także po zakończeniu pandemii, to stawka jest wyższa, niż jedynie obniżone koszty przestrzeni biurowych. Na dłuższą metę jedyny zrównoważony model pracy to taki, który oferuje pracownikom elastyczność i wybór, uwzględniając zmiany zachodzące w mentalności osób pracujących zdalnie, a organizacjom gwarantuje dobrą kondycję i efektywność biznesową, odporną na rynkowe wstrząsy. Raport pokazuje też słabe punkty modelu pracy zdalnej i nieuniknioną ewolucję w stronę pracy hybrydowej.
Większość firm i organizacji odnotowała wzrost wydajności dzięki przejściu pracowników na model pracy zdalnej. Przedsiębiorcy doszli do wniosku, że zdalny model zwiększył produktywność i przyniósł oszczędności kosztów nawet o 24 proc. w trzecim kwartale 2020 roku. Tak wynika z nowego raportu, przeprowadzonego przez Instytut Badawczy firmy Capgemini, zatytułowanego „Przyszłość pracy: od pracy zdalnej do hybrydowej”, opartego na badaniach 500 organizacji i 5 000 pracowników na całym świecie oraz na rozmowach z pracownikami naukowymi i menedżerami.
Na skróty:
Wzrost wydajności w modelu pracy zdalnej
Analiza wskazała, że wydajność pracowników wzrosła w trzecim kwartale 2020 roku w 63 proc. organizacji dzięki ograniczeniu czasu dojazdów do pracy, elastycznym harmonogramom czasu pracy i wdrożeniu narzędzi do wirtualnej współpracy.
W produktywności biznesowej w nowej rzeczywistości przodowały wszystkie działania związane z IT i oparte na technologiach cyfrowych (68 proc.), na kolejnych miejscach znajdowała się obsługa klienta (60 proc.) oraz sprzedaż i marketing (59 proc.). Cyfryzacja i wykorzystanie technologii takich jak sztuczna inteligencja (AI) pomogły organizacjom zwiększyć produktywność w tych obszarach.
Natomiast działania skoncentrowane na produkcji, związane z łańcuchem dostaw, oparte na badaniach i rozwoju (R&D), czy wdrażaniu innowacji, czyli wszystkie te, które wiązały się z większą ilością pracy na miejscu i większym zaangażowaniem pracowników fizycznych, stanowiły najniższy odsetek wśród organizacji, które odnotowały wzrost produktywności.
Korzyści i oczekiwania pracodawców
Wnioski z badań wskazują na to, że praca zdalna stała się zdecydowanie nową normą w rzeczywistości zawodowej. W ciągu najbliższych dwóch do trzech lat aż 75 proc. organizacji oczekuje, że co najmniej 30 proc. ich pracowników będzie pracować zdalnie, a około trzech na dziesięć organizacji spodziewa się, że ponad 70 proc. ich pracowników przejdzie na zdalny model, w porównaniu z zaledwie 10 proc. przed pandemią.
Blisko 70 proc. firm spodziewa się też czerpać korzyści związane z obniżeniem kosztów nieruchomości, zarządzania obiektami i redukcją podróży służbowych również po zakończeniu pandemii. Co więcej, w ciągu ostatnich trzech do czterech miesięcy aż 88 proc. uzyskało oszczędności na obniżeniu kosztów z nieruchomości dzięki pracy zdalnej. Prawie połowa organizacji (48 proc.) prognozuje również, że ich całkowite zapotrzebowanie na powierzchnię biurową zmniejszy się o co najmniej 10 proc. w przyszłości. Podsumowując, wzrost produktywności to zdecydowany atut ekonomiczny wynikający ze zmian w dotychczasowym systemie pracy.
Długofalowe wyzwania dla pracowników
Pomimo tego, że pracownicy w zdalnym modelu pracy mogli korzystać z oszczędności czasu tradycyjnie spędzanego na dojazdach, oraz elastyczności godzin pracy, to z raportu płyną jednak również alarmujące wnioski, dotyczące kondycji pracowników. Podczas gdy ich wydajność wzrosła, to pracownicy wyrażali obawy dotyczące pracy zdalnej w dłuższej perspektywie. Z analizy wynika, że w systemie zdalnym na pracowników duży wpływ ma poczucie ciągłej dostępności i bycia „zawsze na zawołanie”, co w efekcie może powodować wypalenie zawodowe, a co za tym idzie również straty dla pracodawcy.
Większość pracowników czuła się zaniepokojona długoterminowymi konsekwencjami, a w rzeczywistości połowa nowych pracowników, których przebadano, stwierdziła, że zrezygnowałaby z pracy, gdyby jedyną przedstawioną im opcją była możliwość pracy zdalnej. Około 56 proc. osób obawiało się, że będzie pracować „ciągle na okrągło”, a młodsi pracownicy potrzebowaliby większego wsparcia, aby poradzić sobie ze stresem, ponieważ liczba ta wzrosła do 60 proc. w grupie pracowników w wieku 26-35 lat.
Organizacje i pracownicy oczekują, że praca zdalna pozostanie, ale przejdą na model hybrydowy
Obawy rodzą pytanie o to, czy wzrost wydajności może zostać utrzymany w dłuższej perspektywie. Z raportu wynika, że aby osiągać najlepsze korzyści płynące z pracy zdalnej i dobrze zarządzać oczekiwaniami pracowników, organizacje muszą znaleźć odpowiedni model operacyjny i bardziej zrównoważone, hybrydowe podejście.
– Choć wydajność pracowników wzrosła, to warto mieć na uwadze, że długoterminowe utrzymanie wysokiej motywacji i wydajności jest dużym wyzwaniem. Firmy szacują wzrost produktywności nawet o 17 proc. w ciągu najbliższych dwóch do trzech lat. Czy jest to możliwe? Sądzę, że tak, ale w dużym stopniu kwestia ta jest to zależna od poziomu i zwinności uczenia się organizacji i jej elastyczności w stosunku do rynku – z uwzględnieniem zmiany w nastawieniu pracowników oraz budowaniem odporności indywidualnej i organizacyjnej – komentuje Monika Chajdacka, dyrektor HR w Capgemini Polska.
Raport wskazuje na to, że zmiana na hybrydowy model jest nieunikniona, ale nie wystarczy po prostu wyposażyć pracownika w laptop albo kupić lepsze krzesło do domowego biura. Organizacje muszą skupić się na pracowniku – na jego zmieniających się potrzebach i zachowaniach.
Tylko poprzez zmianę sposobu zarządzania zespołami rozproszonymi, poprzez udoskonalenie komunikacji z osobami pracującymi zdalnie i ponowne uruchomienie fizycznej przestrzeni roboczej – można stworzyć hybrydowy model, który przyniesie poprawę wydajności i niższe koszty. Warunkiem jest też adekwatna transformacja ról kierowniczych w zespołach pracujących częściowo zdalnie oraz ukształtowanie nowej kultury organizacyjnej, która może powstać w wyniku tych nowych norm.
– Z pewnością w nowym roku skupimy się na implementacji nowych narzędzi online i dopracowaniu modelu zdalnej rekrutacji i onboardingu. Jednak warto podkreślić, że ludzki aspekt kontaktów pozostaje niezastąpiony – wszelkie bezpośrednie kontakty na linii kandydat-pracodawca i pracownik-pracodawca są niezwykle istotne, więc HR stoi przed potężnym wyzwaniem pogodzenia potrzeb obu światów, online i offline – mówi Monika Chajdacka z Capgemini.
