Instytucja przedstawiciela podatkowego została wprowadzona do polskiej ustawy o VAT dla umożliwienia podatnikom zagranicznym rozliczenia VAT, bez obowiązku rejestracji na potrzeby VAT w Polsce. Oznacza to, że nawet dokonując ograniczonych czynności opodatkowanych VAT w Polsce, zagraniczni podatnicy spoza Unii Europejskiej będą co do zasady zobowiązani posiadać przedstawiciela podatkowego. W przypadku podatników z UE zrezygnowano z przymusu, wprowadzając w to miejsce możliwość wdrożenia takiego rozwiązania. Po brexicie Wielka Brytania stała się państwem trzecim i wielu przedsiębiorców zastanawiało się, czy będą zobowiązani do ustanowienia przedstawiciela podatkowego.
Instytucja przedstawiciela podatkowego
Zgodnie z treścią art. 18a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, podlegający jednak obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny, zobowiązani są do ustanowienia przedstawiciela podatkowego. Przepis ten stanowi implementację art. 204 dyrektywy VAT, który wskazuje podmioty zagraniczne nieposiadające w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności, zobowiązane do rozliczenia VAT w Polsce przez przedstawiciela podatkowego.
W przypadku podatników posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium jednego z państw członkowskich UE, zamiast obowiązku, pozostawiono możliwość ustanowienia przedstawiciela podatkowego. Oznacza to, że w tym zakresie firmy z UE są uprzywilejowane.
Przykładowo więc podatnik z Indii wykonujący czynności opodatkowane w Polsce, musi obligatoryjnie ustanowić przedstawiciela podatkowego, podczas gdy wykonujący te same czynności podatnik z Belgii może, ale nie musi go ustanawiać.
Ustawodawca przewidział szereg warunków formalnych dla instytucji przedstawiciela podatkowego. Oznacza to, że nie każdy podmiot może automatycznie zostać przedstawicielem podatkowym. W tym celu należy bowiem spełniać kryteria związane z posiadaniem na terytorium kraju działalności gospodarczej, rejestracją jako VAT czynny oraz – jeżeli potrzeba – VAT-EU, brakiem zalegania z podatkami, brakiem skazania z KKS za popełnienie przestępstwa skarbowego oraz posiadaniem uprawnień do zawodowego wykonywania doradztwa podatkowego. Konieczne jest także zawarcie pisemnej umowy zawierającej oznaczenie stron, adresy przechowywania dokumentacji, oświadczenie o spełnieniu ww. warunków, zakres upoważnienia, zgodę na wykonywanie obowiązków i czynności w imieniu własnym na rzecz podatnika (o ile dotyczy).
Rolą przedstawiciela podatkowego jest dokonywanie rozliczenia podatku VAT w Polsce poprzez składanie deklaracji, informacji podsumowujących, a także prowadzenie i przechowywanie dokumentacji oraz ewidencji niezbędnych na potrzeby podatku VAT. Może on także podejmować inne czynności wynikające z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, jeżeli zostanie do tego upoważniony. Ponadto przedstawiciel podatkowy zgodnie z przepisami ustawy o VAT ponosi solidarną odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe podatnika, które przedstawiciel rozlicza w jego imieniu.
Przedstawiciel podatkowy dla firm brytyjskich
W związku z brexitem Wielka Brytania przestała być częścią Unii Europejskiej, co oznacza, że przedsiębiorcy z tego kraju niemający siedziby albo stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej powinni zgodnie z ustawą o VAT ustanowić przedstawiciela podatkowego i poprzez niego rozliczać podatek VAT od czynności opodatkowanych w Polsce. Zawarta 30 grudnia 2020 r. brytyjsko-unijna umowa handlowa, zawierająca protokół o współpracy w sprawach podatkowych i celnych, pozwoliła krajom członkowskim na rezygnację z żądania ustanowienia przedstawiciela podatkowego.
W związku z powyższym minister finansów, funduszy i polityki regionalnej podpisał rozporządzenie wprowadzające ułatwienia dla przedsiębiorców z UK, Irlandii Północnej oraz Norwegii z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2021 r. Zgodnie z treścią rozporządzenia firmy brytyjskie nie muszą działać przez przedstawiciela podatkowego, co oznacza, że od 1 stycznia 2021 r. (rozliczenie za styczeń 2021 r.) firmy brytyjskie będą mogły działać na dotychczasowych zasadach.
Kwestia brexitu i umowy handlowej pomiędzy Unią Europejską a Wielką Brytanią stanowi bardzo duże ograniczenie w działalności firm brytyjskich w Polsce, ponieważ podatnicy do końca nie wiedzą, jak mają postępować, a informacje/rozporządzenia/umowy zawierane są tuż przed wejściem w życie albo z mocą wsteczną. Wpływa to na jakość tworzonego prawa oraz zaufanie przedsiębiorców do państwa. Pomimo długiego okresu przejściowego umowę handlową podpisano 30 grudnia 2020 r., a korzystne dla przedsiębiorców rozporządzenie – praktycznie na granicy terminu do składania rozliczenia VAT za styczeń 2021 r.
Autor: radca prawny Robert Nogacki, Kancelaria Prawna Skarbiec specjalizuje się w ochronie majątku, doradztwie strategicznym dla przedsiębiorców oraz zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi.