Kryzys wizerunkowy. Co robić i jak skutecznie przeciwdziałać?

Od serii złych opinii, po poważny skandal, czy negatywny incydent, który może mieć potężny wpływ na reputację. Jeśli myślisz, że Twoja organizacja nigdy nie popełni błędu, ani nie doświadczy kryzysu wizerunkowego, skazujesz swoją markę na katastrofę. Kryzys wizerunkowy jest jak pożar – bez wcześniejszego przygotowania trudno skutecznie z nim walczyć oraz szybko i odpowiednio zareagować. Bieżący rok za sprawą kryzysu zapewne przejdzie do historii także pod względem dużej ilości zleceń dotyczących działań kryzysowych. Zwykle stanowiły one kilka, zaś w tym roku nawet kilkadziesiąt procent zadań agencji PR.

Zwykle wydarzenia kryzysowe „lubią” pojawiać się w czasie, kiedy firmy są zamknięte, jak np. w weekendy, święta, wakacje czy pory wieczorowe. Wiąże się to z wzmożonym ruchem w aktywnościach  interpersonalnych, medialnych i społecznościowych.  Specyfiką działań kryzysowych jest bieżące reagowanie, zatem zdanych na przypadek, nie czeka nas nic dobrego, a chaos i panika będzie najgorszym doradcą, co zdecydowanie odbije się na nieproporcjonalnie dużych stratach dla organizacji.

Chowanie głowy w piasek i nadzieja, że problem sam zniknie to zwykle duży błąd. Przyczyn kryzysów może być wiele: trudny klient, fake news, czarny PR konkurencji, ignorancja rosnących złych opinii w mediach społecznościowych czy pomówienie. Słowem – kryzysem jest wszystko, co może zaszkodzić reputacji Twojej organizacji i spowodować utratę zaufania. Wszelkie ryzyko dla zdrowia, życia lub bezpieczeństwa personelu, klientów, pacjentów, usługodawców lub innych interesariuszy.

Dla przykładu –  szczególnie w obszarze „trudnych klientów”, ten roszczeniowy i wymagający, agresywny, niecierpliwy, nadmiernie rozmowny i niezdecydowany, utrudniający zaoferowanie wysokiej jakości usługi “klient” wcześniej, czy później pojawi się w każdej organizacji. Bez przygotowania odpowiednich procedur oraz ze źle przeszkoloną obsługą klienta czy działem sprzedaży, firmy ryzykują obniżenie zysków, a nawet zniknięcie z rynku. Takie przykłady można by mnożyć… Prawie 30% konsumentów waha się przed zakupem produktów od marek, które doświadczyły negatywnej prasy.

Doświadczenie pokazuje, że przywództwo organizacyjne często nie rozumie, że w przypadku braku odpowiedniej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej:

• Reakcja operacyjna załamie się.
• Interesariusze nie będą wiedzieć, co się dzieje i szybko stają się zdezorientowani, wściekli i negatywnie zareagują.
• Organizacja będzie postrzegana w najlepszym przypadku jako nieudolna, a w najgorszym jako niedbała z powodu zaniedbań karnych.
• Czas wymagany do pełnego rozwiązania problemu wydłuży się, często dramatycznie. Wiemy, jak dużo czasu w dużych korporacja wymagają niezbędne akceptacje.
• Wpływ na wyniki finansowe i reputację będzie znacznie poważniejszy.

Siedem zasad, jak złagodzić skutki kryzysu i chronić organizację

1. Przewiduj kryzysy

Warto być proaktywnym i przygotować się na kryzysy, zebrać zespół ds.komunikacji kryzysowej i zrobić burzę mózgów na temat wszystkich potencjalnych kryzysów, które mogą wystąpić w Twojej organizacji.

To ćwiczenie przynosi co najmniej dwie bezpośrednie korzyści:

• Możesz zdać sobie sprawę, że niektórym sytuacjom można zapobiec, po prostu modyfikując istniejące metody działania.
• Możesz zacząć myśleć o możliwych reakcjach i najlepszych / najgorszych scenariuszach, itp. Lepiej opracować to bez presji rzeczywistego kryzysu.

Oczywiście są też kryzysy kontrolowane, ponieważ sam je planujesz – np. w celu zwolnienia pracowników, dokonania przejęcia konkurencji lub wycinki drzew pod inwestycje. Ten proces oceny powinien prowadzić do stworzenia planu reagowania kryzysowego, który jest dokładnie dopasowany do Twojej organizacji, obejmujący zarówno elementy operacyjne, jak i komunikacyjne. Angażując się na wczesnym etapie, Twoi pracownicy będą lepiej przygotowani do kontrolowania dialogu. Niewłaściwe postępowanie w sytuacji awaryjnej, na którą nie masz wpływu – na przykład podczas huraganu lub przestępstwa – może zmienić sposób postrzegania firmy przez klientów i partnerów. Dlatego ważne jest, aby wykorzystać siłę ludzkich kontaktów podczas każdego kryzysu.

Firmy powinny opracować i aktualizować plany reagowania, aby móc odpowiednio je wdrożyć natychmiast po wystąpieniu kryzysu. Pamiętajmy też, aby dostosować strategię do rodzaju kryzysów, które generalnie dzielimy na trzy kategorie:

• Kryzysy pełzające – zapowiadające serię wydarzeń.
• Kryzysy powolnego spalania – pewne ostrzeżenie z wyprzedzeniem, zanim sytuacja spowoduje jakiekolwiek rzeczywiste szkody.
• Nagłe kryzysy – szkody już wystąpiły i będą się pogłębiać.

Istotne jest dodanie elementu ludzkiego do reakcji na kryzys, wnosząc ciepło i zrozumienie, bo w przeciwnym razie firma mogłaby wydawać się rozległą, pozbawioną twarzy korporacją. Podczas komunikacji i odpowiadania na komentarze, pytania lub skargi zespół powinien zawsze starać się być pozytywny, przyjazny i ciepły. Celem powinno być sprawienie, aby klient lub partner poczuł, że otrzymują osobistą uwagę od prawdziwego człowieka.

2. Zachowaj spójność przekazu

Trudno zapewnić, aby organizacja była w stanie szybko reagować i mówić jednym głosem, gdy wiele osób zaczyna mówić w jej imieniu bez odpowiedniego przygotowania. Ważne jest, aby cała komunikacja była spójna i oparta na marce. Pomoże to zapewnić poczucie stabilności. Jednym ze sposobów zapewnienia spójności komunikatów jest uzyskanie wstępnej zgody na wszystkie komunikaty kryzysowe, w tym komunikaty prasowe, posty w mediach społecznościowych, aktualizacje witryn internetowych i inne istotne dokumenty lub oświadczenia. Przygotuj dokumenty dla każdej potencjalnej sytuacji awaryjnej, z jak największą liczbą szczegółów. Następnie przekaż je do zatwierdzenia wszystkim zainteresowanym stronom. Gdy nadejdzie kryzys, zespół może dostosować te kluczowe komunikaty do konkretnej sytuacji i reakcji. Jednak rdzeń treści zostanie już napisany i zatwierdzony, co może zaoszczędzić niezliczone ilości czasu. Zespół PR również powinien pomagać w utrzymaniu spójności komunikatów mówionych, takich jak wywiady z kierownictwem czy konferencje prasowe i rozmowy telefoniczne z obsługą klienta. Partnerowi lub przedstawicielowi prasy może być ciężko zrozumieć lub błędnie zinterpretować wypowiedziane oświadczenie. Szkolenie rzeczników, aby pozostali na bieżąco z przesłaniem może pomóc w zachowaniu ogólnego tonu reakcji kryzysowej.

Wiele zespołów ds. public relations w zakresie zarządzania kryzysowego przeprowadza sesje szkoleniowe zanim nadejdzie kryzys, a następnie przekazuje każdemu rzecznikowi kluczowe punkty, które mogą przejrzeć i odwołać się do nich w razie potrzeby. Dzięki tego typu przygotowaniom, zespół może pomóc w upewnieniu się, że cała organizacja „mówi” dokładnie to, co powinna. Najbardziej efektywne zespoły składają się zarówno z wewnętrznych profesjonalistów, którzy mają wiedzę o firmie, jak i zewnętrznych ekspertów, którzy potrafią spojrzeć na tę sytuację z dziennikarskiej perspektywy.

3. Wyznacz zespół reagowania i opracuj strategię komunikacji kryzysowej

Protokół jest niezbędny do prawidłowego zarządzania działaniami w zakresie komunikacji kryzysowej. Oznacza to informowanie wszystkich pracowników, interesariuszy, członków zarządu itp. o tym, kto ma rozmawiać z mediami i jak mają kierować wszelkie zapytania. Dzięki temu firma nie będzie musiała wyjaśniać uwag nieoficjalnych przedstawicieli. Niezależnie od strategii, firma musi przekazywać protokół wszystkim osobom, do których można się zwrócić, aby zabrać głos w ich imieniu.

Należy wyznaczyć niewielki zespół managerów wyższego szczebla, który będzie pełnić funkcję zespołu ds. komunikacji kryzysowej w organizacji. Idealnie byłoby, gdyby dyrektor generalny organizacji przewodził zespołowi, a jego głównymi doradcami byli szefowie ds. public relations i radca prawny firmy.  Jeśli wewnętrzny dyrektor PR nie ma wystarczającej wiedzy i doświadczenia na temat komunikacji kryzysowej, może zdecydować się na zatrudnienie agencji lub niezależnego konsultanta w tej dziedzinie. Inni członkowie zespołu są zazwyczaj szefami głównych działów organizacyjnych, ponieważ każda sytuacja, która osiągnie poziom kryzysu, wpłynie na całą organizację. Czasami w skład zespołu muszą wchodzić również osoby posiadające specjalną wiedzę związaną z obecnym kryzysem, np. eksperci z danej dziedziny.

4. Utwórz skrypty kryzysowe i przeszkol rzeczników

Organizacja powinna zapewnić, poprzez odpowiednią politykę i szkolenia, aby wypowiadali się w jej imieniu tylko upoważnieni rzecznicy. Jest to szczególnie ważne w czasie kryzysu. Każdy zespół ds. komunikacji kryzysowej powinien przygotować ludzi, którzy zostali wstępnie sprawdzeni i przeszkoleni, aby pełnić rolę wiodących i / lub zastępczych rzeczników w różnych kanałach komunikacji.Wszyscy rzecznicy organizacyjni w sytuacji kryzysowej muszą posiadać: właściwe umiejętności i  pozycję oraz zostać stosownie przeszkolonym. Spotkałem menedżerów wyższego szczebla, którzy mogliby bez stresu występować przed wielotysięczną publicznością konferencyjną, ale nie radzili sobie w trakcie kameralnego  wywiadu w studio telewizyjnym. W dzisiejszych czasach do obowiązków rzecznika niezmiennie należy komunikacja online, a media społecznościowe są bardzo łatwym miejscem do popełnienia błędu. Kluczowe znaczenie ma dopasowanie umiejętności potencjalnych rzeczników do ich zadań jako członków zespołu ds. komunikacji kryzysowej.

Niektórzy rzecznicy mogą naturalnie wyróżniać się we wszystkich formach komunikacji kryzysowej – w tradycyjnych mediach, mediach społecznościowych, B2B, wewnętrznych, itp. Tylko niektóre rodzaje bardzo wrażliwych kryzysów (np. te, w których doszło do ofiar śmiertelnych) praktycznie upoważniają dyrektora naczelnego do bycia głównym rzecznikiem. Faktem jest, że niektórzy dyrektorzy generalni są błyskotliwymi liderami organizacyjnymi, ale niezbyt skutecznymi osobami w komunikacji. Decyzja o tym, kto powinien zabrać głos, zapada po rozpoczęciu kryzysu – lecz pula potencjalnych rzeczników powinna zostać wcześniej zidentyfikowana i przeszkolona. Rzecznicy są potrzebni nie tylko do komunikacji medialnej, ale do wszystkich typów i form komunikacji, wewnętrznej i zewnętrznej. Obejmuje to zdjęcia przed kamerą, na spotkaniu publicznym, na spotkaniach pracowników, itp. Z doświadczenia wiem, iż nikt nie chce podejmować decyzji dotyczących tak wielu różnych rodzajów rzeczników, będąc „pod ostrzałem”.

Podczas gdy opracowanie pełnego przekazu musi czekać na wybuch rzeczywistego kryzysu, „oświadczenia wstrzymujące”, czyli komunikaty przeznaczone do użytku natychmiast po wybuchu kryzysu mogą być opracowane z wyprzedzeniem do wykorzystania w wielu różnych scenariuszach. Przykładem może być oświadczenie sieci hoteli z nieruchomościami dotkniętymi klęską żywiołową, zanim centrala organizacji otrzyma jakiekolwiek twarde informacje faktograficzne:

Wdrożyliśmy nasz plan reagowania kryzysowego, który kładzie największy nacisk na zdrowie i bezpieczeństwo naszych gości i personelu. W pełni współpracujemy ze służbami ratowniczymi i wojewodą. Będziemy dostarczać dodatkowe informacje, gdy będą dostępne i umieszczać je na naszej stronie internetowej.

Należy uzgodnić, w jaki sposób sformułujecie swoją odpowiedź o najbardziej przejrzystym sposobie zaradzenia tej sytuacji i tego, co firma zrobiła lub zrobi w tej sprawie. Jeśli firma ma wielu zwolenników w mediach społecznościowych, uczyń ją bardziej osobistą, prosząc prezesa lub dyrektora generalnego firmy o przeproszenie za błąd. Jednak w niektórych przypadkach lepiej nie publikować oświadczenia. Ważne jest, aby być cierpliwym, a jednocześnie reagować i nie wygłaszać zbyt wielu stwierdzeń. Często lepiej jest nic nie mówić w odpowiedzi na kryzys. W sytuacjach prawnych, w których przeprosiny są przyznaniem się do winy, to nie spowolnią cofnięcia się negatywnej historii. Wtedy komunikat prasowy może zalać internet treściami na temat kryzysu, który mówi SEO wyszukiwarkom, że jest to powszechny temat, więc może następnie utrudnić oczyszczenie reputacji firmy w internecie. Może też zintensyfikować falę negatywnych komentarzy, szczególnie bez odpowiedniego połączenia z działaniami buzz marketingu.

5. Zidentyfikuj i zwrócić się do zainteresowanych stron

Należy zidentyfikować osoby, które muszą wiedzieć o sytuacji, takich jak pracownicy, interesariusze, partnerzy biznesowi, klienci i media.  Wysłać wiadomości lub informacje prasowe do przyjaznych dziennikarzy, którzy prawdopodobnie przedstawią tę historię w uczciwym lub korzystnym świetle. Powinieneś przygotować oświadczenia i komunikaty prasowe gotowe do publikacji, zanim zwrócą się inni reporterzy. Istotna jest też właściwa komunikacja do innych wybranych grup, które mogą okazać się swoistym rzecznikiem w rozwiązaniu problemu, ale też często pozwala to na uspokojenie sytuacji.

6. Ustanów systemy powiadamiania i monitorowania

Kluczowym elementem skutecznej komunikacji kryzysowej jest zrozumienie tego, co w danym momencie mówią o organizacji różni odbiorcy i interesariusze. Nigdzie wiadomości o kryzysie nie rozprzestrzeniają się szybciej i bardziej poza Twoją kontrolą, niż w mediach społecznościowych. Ważne jest, aby śledzić, co  mówią o Twojej firmie w Internecie. Firmy są narażone na utratę 22 procent swojej reputacji, jeśli tylko zaindeksuje się jeden negatywny artykuł w top10 wyników wyszukiwania  Spójrz też na obrazy Google, witryny z recenzjami online, platformy mediów społecznościowych, a nawet własną witrynę internetową pod kątem wszelkich negatywnych treści generowanych przez użytkowników.

Musimy dysponować środkami, które pozwolą nam dotrzeć do naszych wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy przy użyciu wielu metod.  Przed kryzysem absolutnie konieczne jest ustanowienie systemów powiadamiania, które pozwolą na szybkie dotarcie do interesariuszy. Obecnie istnieje wiele technologii spełniających te kryteria. Gromadzenie danych i śledzenie rynku jest zasadniczym elementem zarówno zapobiegania kryzysom, jak i reagowania na nie. Wiedza o tym, co mówią o Tobie w mediach społecznościowych czy w mediach tradycyjnych, Twoi pracownicy, klienci i inni interesariusze często pozwala wychwycić negatywny „trend”, który, jeśli się go nie kontroluje, zamienia się w kryzys. Podobnie, monitorowanie informacji zwrotnych od wszystkich interesariuszy podczas sytuacji kryzysowej pozwala dokładnie dostosować strategię i taktykę.

Oba działania wymagają wcześniejszego ustanowienia systemów monitorowania. W przypadku mediów tradycyjnych i społecznościowych bezpłatne alerty Google są ulubionym rozwiązaniem, ale są też bezpłatne aplikacje do śledzenia mediów społecznościowych. Istnieje wiele płatnych usług monitorowania, które zapewniają nie tylko monitorowanie, ale także możliwość raportowania wyników w wielu formatach. Monitorowanie innych interesariuszy oznacza szkolenie personelu, który ma bezpośredni kontakt z interesariuszami (np. działem obsługi klienta), w celu zgłaszania tego, co słyszą lub widzą decydentom z zespołu ds. komunikacji kryzysowej. Z doświadczenie dodam, że skuteczny monitoring zapewnia hybryda kilku narzędzi odpowiedzialnych za różne obszary. Rekomenduję stworzenie systemów monitorowania również marki i kluczowych słów kryzysowych, , influencerów i konkurencji, które szybko ujawnią negatywne trendy, zanim staną się większym problemem i przeniosą się do mediów.

7. Dokonaj przeglądu sytuacji i wyciągnij wnioski

Po zakończeniu kryzysu warto przeprowadzić przegląd sytuacji i ocenę, aby wyciągnąć wnioski na przyszłość.  Standardem jest ewaluacja, jak pracownicy i kierownictwo poradzili sobie z sytuacją. Warto omówić, co można było zrobić inaczej i jakie zmiany są konieczne, aby zapobiec podobnej sytuacji w przyszłości. Kluczowe jest też zarządzanie reputacją czyli  skupienie się na odzyskaniu wiarygodności po kryzysie. Postaraj się przenieść sytuację na pozytywne wiadomości od Twojej marki.

Na co należy szczególnie uważać, czyli najczęstsze błędy:

• Nie działaj pod wpływem emocji, myśl strategicznie. Częstym błędem jest „uderzenie”, nawet jeśli strona przeciwna powiedziała coś całkowicie fałszywego na temat Twojej firmy, to nigdy nie jest dobrym pomysłem udzielanie odpowiedzi negatywnej lub obwinianie skarżącego za sytuację.
• Odpowiedzi typu „bez komentarza”. Brak odpowiedzi na potencjalne pytania, to także jedna z  najgorszych rzeczy, jaką można zrobić w czasie kryzysu. Choć czasami naprawdę nie możesz udzielić dobrej odpowiedzi na podstawie informacji, które obecnie posiadasz. Chociaż użycie „bez komentarza” jest lepsze niż wymyślanie czegoś tylko po to, aby udzielić „jakiejś” odpowiedzi. Łatwo jest zauważyć, jak można to błędnie zinterpretować jako próbę zatuszowania lub uniknięcia problemu. Jeśli nie masz wystarczających informacji, aby udzielić solidnej odpowiedzi, powiedz to i zapewnij osobę proszącą o wydanie oświadczenia, gdy będziesz mieć więcej szczegółów.
• Odpowiadanie za szybko lub za wolno. Radzenie sobie z kryzysem wizerunkowym polega na wyczuciu czasu. Konieczność cofania się lub zaprzeczania wcześniejszym stwierdzeniem może później zaszkodzić reputacji. Opóźnienie czasu odpowiedzi również nie przyniesie żadnych korzyści.

Cykl informacyjny jest krótki i sytuacja prawie na pewno się skończy. Okres „złej” prasy to często tylko czkawka na drodze do sukcesu – nie powinieneś też pozwolić, aby całkowicie odciągnął Cię od prowadzenia firmy. Ludzie mogą wybaczyć i zapomnieć o twoim błędzie, ale nie zapomną, jak się zachowywałeś. Zawsze pamiętaj, aby kierować się dobrym smakiem, bez względu na to, jak złe perspektywy się wydają, Okazuj empatię i współczucie. Chociaż humor może być ryzykownym podejściem do kryzysu PR, może być również genialnym posunięciem.

Autor materiału: Adam Białas – dyr. w agencji „BIALAS Consulting & Solutions”, jest doświadczonym dziennikarzem biznesowym, ekspertem rynku nieruchomości oraz fachowcem w dziedzinie  komunikacji i PR.