Chociaż obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wchodzi w życie dopiero w połowie przyszłego roku, to istnieje ryzyko, że przedsiębiorstwa nie zdążą w pełni dostosować się do nowej rzeczywistości. Proces ten jest znacznie bardziej złożony niż mogłoby się wydawać, a wszelkie opóźnienia będą wiązać się z wysokimi kosztami. Eksperci z firmy Exorigo-Upos wyjaśniają, dlaczego właściwe zaplanowanie wdrożenia KSeF jest kluczowe w obliczu nadchodzących zmian.
Początkowo, Krajowy System e-Faktur miał wejść w życie 1 stycznia 2024 r. Po rozmowach z przedstawicielami biznesu resort finansów zdecydował się jednak przesunąć wdrożenie o pół roku – nowa obowiązująca data to 1 lipca 2024 r. W związku z tym, a także w obliczu zmieniającego się krajobrazu politycznego, niektórzy przedsiębiorcy nie są przekonani czy zapowiedziany termin pozostanie bez zmian. Nic więc dziwnego, że opóźniają podjęcie działań związanych z wprowadzeniem systemu w swoich firmach.
Jak wynika z badań, część branży retailowej przygotowuje się lub jest w trakcie przygotowań na nowy obowiązek. Według raportu RetailTech 2023 przygotowanego przez Exorigo-Upos, aż 35 proc. detalistów w swoich planach inwestycyjnych na najbliższe 12 miesięcy główny nacisk kładzie właśnie na wdrożenie KSeF. Niemniej jednak, zaledwie 1/3 ankietowanych zainwestowała już w potrzebne do tego technologie. Nakłady w tym obszarze deklaruje blisko 60 proc. dużych przedsiębiorstw i zaledwie 20 proc. średnich.
Wdrożenie bardziej skomplikowane niż się wydaje
Według raportu RetailTech 2023 aż 66 proc. przedstawicieli branży detalicznej potwierdza, że przygotowanie do wysyłania i odbierania faktur elektronicznych jest dla nich jednym z obecnie najważniejszych wyzwań. Co więcej, aż 90 proc. firm, które przeznaczają na rozwój IT ponad 3 proc. swoich średniorocznych obrotów, uznaje wdrożenie KSeF za priorytetowy element swojej strategii.
Z drugiej strony, aż 40 proc. dużych przedsiębiorstw nie skupia jeszcze intensywnie na wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur w swoich firmach. Co ciekawe, biura rachunkowe, których w założeniu zmiany będą dotyczyć w równie znacznym stopniu, nie są na nie przygotowane. Według badań przeprowadzonych przez Ogólnopolską Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR), aż 42 proc. z nich jeszcze nie zaczęło jeszcze przygotowań do wdrożenia KSeF, a 35 proc. przyznaje, że są niewystarczająco przygotowani. Tylko 20 proc. biur deklaruje gotowość, jednak z zastrzeżeniem, że wciąż poszukuje nowych informacji na temat systemu.
– Krajowy System e-Faktur, wbrew pozorom, wywiera wpływ na różnorodne obszary w firmach. Dotyczy nie tylko działu księgowości, ale także IT, kadr, komunikacji z klientem i wielu innych. Warto zauważyć, że im bardziej rozbudowana jest struktura firmy, z większą liczbą działów i osób odpowiedzialnych za podejmowanie decyzji, tym bardziej skomplikowany staje się cały proces. Raport, w którym zbadaliśmy średnie i duże retaile potwierdza nasze wnioski z rozmów z klientami. KSeF jest dla nich wyzwaniem, do którego nie do końca wiedzą jak się przygotować. Z kolei w przypadku małych firm doświadczenie podpowiada, że tam wdrożenia również nie są na zaawansowanym etapie. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na współpracę z zewnętrznym wykonawcą oprogramowania, to niezależnie od rozmiaru przedsiębiorstwa musi uwzględnić czas, którego także dostawcy potrzebują na właściwe zaplanowanie i przygotowanie procesu– mówi Michał Sosnowski, Business Development Director, Exorigo-Upos.
Konsekwencje późnego wdrożenia
Pomimo, że data implementacji KSeF może wciąż wzbudzać wątpliwości niektórych przedsiębiorców, jedno jest pewne – jeśli nie dostosują się do tego terminu, będą musieli zmierzyć z konsekwencjami.
Jednym z aspektów są kary finansowe, które, zgodnie z obecnymi założeniami, będą obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku, czyli 6 miesięcy po wejściu w życie obowiązkowego e-fakturowania. Kary te zostaną precyzyjnie określone w ustawie o VAT i będą nakładane w trzech sytuacjach: gdy, mimo obowiązku, nie zostanie wystawiona e-faktura za pośrednictwem systemu; gdy, na skutek awarii lub serwisowania KSeF, lub w związku z problemami z dostępem do systemu z przyczyn leżących po stronie firmy, nie są przesyłane faktury wystawione w tzw. trybie offline w wymaganym terminie. Oprócz konsekwencji, które wynikają z nowelizacji ustawy wprowadzającej KSeF należy pamiętać, że dotychczasowe kary za nieprawidłowe dokumentowanie sprzedaży pozostają w mocy.
Kolejnym wątkiem są potencjalne trudności związane z samymi fakturami. Brak wcześniejszego wdrożenia KSeF może prowadzić do problemów w codziennej komunikacji z klientami, co będzie skutkować opóźnieniami w wystawianiu faktur, problemami w zarządzaniu nimi i w efekcie wpłynąć na płynność finansową. Ostatecznie, rozpoczęcie wdrożenia na ostatnią chwilę okaże się dużo droższe niż przemyślany i rozłożony w czasie proces.
Zasoby ludzkie dostawców IT, doradców podatkowych czy firm konsultingowych, które mogą wesprzeć przedsiębiorców we wdrożeniu KSeF, są ograniczone. Firmy, które nawiązanie współpracy z zewnętrznymi parterami odłożą na ostatnią chwilę, mogą spotkać się z odmową ze względu na braki wykwalifikowanych specjalistów.
– Wdrożenie KSeF odpowiednio wcześnie pozwoli firmom na oswojenie się z tym systemem i dokładne poznanie jego wszystkich niuansów w półrocznym okresie, w którym firmy nie będą objęte karami. Jednak, biorąc pod uwagę liczne zmiany, które będą musiały zajść w strukturze przedsiębiorstw, może być konieczne dostosowanie procesów i systemów informatycznych. Ten okres bardzo ciężko jest wcześniej oszacować. Implementacja samodzielna, czy we współpracy z zewnętrznym partnerem, powinna być teraz jednym z głównych priorytetów przedsiębiorców – dodaje Michał Sosnowski.