Z badania zrealizowanego przez Iron Mountain i The HR Research Institute wynika, że 27% firm sięga po narzędzia na bazie sztucznej inteligencji w ramach wewnętrznych działów HR1. Jednak potencjał technologii dostrzega znacznie szersze grono organizacji. Aż 58% respondentów zadeklarowało wówczas, że spodziewa się istotnego zwiększania zakresu wykorzystania AI po blisko 1,5 roku2. Innowacja jest odpowiedzią na wyzwania w zarządzaniu informacjami kadrowo-płacowymi.
Usprawnienie zarządzania informacjami w HR
Obsługa i prowadzenie dokumentacji kadrowo-płacowej stanowi wciąż jedno z najbardziej czasochłonnych zadań specjalistów HR. Obejmuje m.in. zarządzanie nowymi oraz istniejącymi teczkami personalnymi, odpowiednie przechowywanie zasobów czy też organizację archiwum, przy jednoczesnej priorytetyzacji bezpieczeństwa danych, a także zobowiązań dotyczących zgodności (compliance). Szczególnie w przypadku procesów bazujących na dokumentacji papierowej jest to znaczące wyzwanie. Firmy mają świadomość, że nie zarządzają informacjami HR w sposób perfekcyjny i dostrzegają potencjał do optymalizacji. Blisko 48% organizacji oceniło swoje działania w tym obszarze zaledwie na 3 lub mniej w pięciopunktowej skali3.
Dane opublikowane w raporcie opracowanym przez Iron Mountain i The HR Research Institute potwierdzają, że w zarządzaniu informacjami w działach kadrowo-płacowych nadal dominują procesy manualne. W ponad połowie przebadanych organizacji w HR nie występują procesy w pełni lub całkowicie zautomatyzowane. Nadrzędnym priorytetem dla firm są w tym obszarze bezpieczeństwo i integralność danych. Choć istnieje teoretyczna możliwość, aby zadbać o nie bez wsparcia technologii, bez wątpienia jest to rozwiązanie wymagające znacznie większego zaangażowania zasobów ludzkich oraz czasu, czego można stosunkowo łatwo uniknąć. Z przytoczonego badania wynika również, że organizacje nie oceniają swoich strategii zarządzania informacjami jednoznacznie pozytywnie. Paradoksalnie można na tej podstawie wysnuć optymistyczny wniosek, że biznes coraz częściej ma świadomość niedoskonałości procesu, a automatyzację postrzega jako przestrzeń do usprawnień. Prognozuję, że w związku z tym wkrótce możemy spodziewać się częstszych wdrożeń innowacji w działach kadrowo-płacowych. – Monika Kobylińska, Business Development Executive w Iron Mountain Polska
Rosnące znaczenie sztucznej inteligencji w działach kadrowo-płacowych
Popularność rozwiązań na bazie sztucznej inteligencji bez wątpienia jest dziś na fali wznoszącej. Biznes analizuje obszary, w których implementacja AI przyniosłaby organizacji wymierne korzyści, wobec czego pojawia się również m.in. w HR. Choć wykorzystanie tego rodzaju technologii w umiarkowanym bądź dużym stopniu już pod koniec 2021 r. deklarowało 28% firm, kolejnych 58% organizacji miało to w planach po kolejnych 18 miesiącach4.
Cyfryzacja HR toczy się w przyspieszonym tempie od czasów pandemii, której konsekwencje unaoczniły konieczność zadbania o bezpieczeństwo danych, wypracowania scentralizowanego, zdalnego dostępu do dokumentów kadrowo-płacowych, a także poszukiwania optymalizacji kosztowej na różnych płaszczyznach. Z mojego doświadczenia wynika, że biznes z dużym zainteresowaniem spogląda dziś w stronę sztucznej inteligencji, bacznie obserwując jej rozwój i oceniając przydatność pod kątem własnej organizacji. W tym zakresie specjaliści HR za obszary o największym potencjale do optymalizacji uznają: analitykę danych, zdobywanie nowych kompetencji i rozwój, pozyskiwanie talentów oraz compliance. – Monika Kobylińska, Business Development Executive w Iron Mountain Polska
Automatyzacja odgrywa bardzo istotną rolę w zarządzaniu informacjami w HR. Zastosowanie nowoczesnych rozwiązań technologicznych, w tym opracowanych na bazie sztucznej inteligencji, pomaga skierować uwagę specjalistów na strategiczne zadania, ogranicza ryzyko błędów i naruszenia danych, a także pozwala zadbać o zgodność (compliance). Należy mieć jednak świadomość, że strategia powinna być skrojona na miarę potrzeb danej organizacji. Mając realne kompetencje do oceny przydatności konkretnych narzędzi i procesów, korzyści związane z wdrożeniem innowacji stoją otworem.
1 The State of HR Information Management, Iron Mountain, The HR Research Institute, grudzień 2021
2 Tamże
3 Tamże
4 Tamże