Ponad 70 proc. pracowników odczuwa presję wykonywania kilku czynności jednocześnie. Tymczasem naukowcy, dowodzą że wielozadaniowość może wręcz prowadzić do wypalenia zawodowego. Aby go uniknąć, konieczne jest dobre zarządzanie najcenniejszym zasobem – czasem. Aplikacje i narzędzia do planowania zadań mogą pomóc, ale nie wykonają tej pracy za nas. Jakie kompetencje są niezbędne, aby nie utracić kontroli nad upływającym czasem?
Redukcja stresu, większa produktywność, satysfakcja z efektów i lepsze postrzeganie siebie – to tylko kilka z korzyści, które niesie ze sobą umiejętność zarządzania czasem. W dobie pracy hybrydowej, wirtualnych spotkań i niełatwego godzenia sfery prywatnej z zawodową, planowanie stało się jeszcze większym wyzwaniem. Według badań Asany ponad 70% pracujących odczuwa presję wielozadaniowości, a to z kolei może prowadzić do szybkiego wypalenia zawodowego[1].
– Warto planować dzień kierując się priorytetami wynikającymi z jasno wskazanych celów. Priorytetyzacja się sprawdza, szczególnie w przypadku spiętrzenia zadań lub konieczności zajęcia się pilnym i nieprzewidzianym projektem. Pomaga opanować stres wynikający z natłoku różnorodnych zadań, presji i szybkiego tempa – komentuje Magdalena Małek, główny konsultant w Wyser.
Narzędzia pomogą, ale…
Choć na rynku pojawia się coraz więcej aplikacji mających zwiększyć efektywność i komfort pracy, stosowanie samych narzędzi i polecanych technik, bez rozwijania kompetencji takich jak umiejętność priorytetyzacji i delegowania zadań czy maksymalnego skupienia uwagi na wykonywanej czynności, nie gwarantuje sukcesu.
– Wiele osób pracuje, cały czas śledząc skrzynkę pocztową, która jest podstawowym narzędziem komunikacji. Powiedziałabym, że funkcjonujemy w rytmie maili, a przecież nie wszystkie są pilne. Tym bardziej radziłabym zamknąć ją na czas spotkań, gdyż przychodzące wiadomości mogą wybić z rytmu, rozproszyć uwagę i sprawić wrażenie ignorowania rozmówcy. Może się to wydawać trywialne, jednak pracując w szybkim tempie, czując presję i potrzebę bycia na bieżąco, ryzykuje się w ten sposób wiele stracić w relacjach zawodowych, co jest przecież ostatnią rzeczą, na jakiej powinno nam zależeć – komentuje Magdalena Małek, główny konsultant w Wyser.
Zarządzanie czasem to… decyzja!
Harvard Business Review[2] definiuje zarządzanie czasem jako proces podejmowania decyzji, wymagający rozwinięcia konkretnych umiejętności: świadomości (awareness), organizacji (arrangement) i adaptacji (adaptation). Wdrożenie ich w życie wymaga zarówno odpowiedniego przygotowania, jak i regularnej weryfikacji.
– Wszystkie te trzy elementy są ważne. Punktem wyjścia jest analiza produktywności, przyzwyczajeń, sposobu wydatkowania energii i czasu poświęcanego na pracę. Pomocne może być traktowanie tego ostatniego w kategoriach ekonomicznych. Porównanie go do budżetu pomaga planować i monitorować czas na bieżąco, a także uwzględnić dłuższą perspektywę – mówi Paweł Prociak, dyrektor zarządzający Wyser.
Wiele osób myli umiejętność dobrej organizacji pracy z tworzeniem – często niekończącej się – listy zadań. Tymczasem kluczowe jest wyznaczenie priorytetów, najistotniejszych zagadnień do realizacji. W ustaleniu hierarchii mogą pomóc metody takie jak Matryca SMART, Eisenhowera czy Prawo Parkinsona.
Istnieje wiele technik i narzędzi usprawniających zarządzenie czasem. Ta mnogość może skutkować efektem odwrotnym do zamierzonego, dlatego niezbędne jest dostosowanie metod do własnego trybu pracy, a potem monitorowanie i weryfikowanie ich skuteczności.
Jak nie dać się rozproszyć?
Piętnaście minut – tyle czasu potrzeba, aby wrócić do raz przerwanego zadania. Niezapowiedziane spotkania i nieplanowane rozmowy telefoniczne mogą zaburzyć rytm całego dnia, dlatego warto uwzględnić je zawczasu. Istnieją metody i aplikacje, które mają na celu zapewnić skupienie przez określony czas, np. podział na czas zarezerwowany i dostępny[3] , czy metoda Pomodoro uwzględniająca bloki czasowe.
– Dobrze sprawdza się podzielenie tygodnia na bloki aktywności, określenie ich w czasie i zajęcie się konkretnymi zadaniami wtedy, na kiedy jest to zaplanowane. Kiedy się to nie udaje, warto zastanowić się, czy dany temat na pewno powinien pozostać na liście i zrealizować go najszybciej jak to możliwe, czy też zrezygnować z niego – komentuje Magdalena Małek, główny konsultant w Wyser.
Work-life balance – efekt czy sposób na dobre zarządzanie czasem?
Choć równowaga pomiędzy życiem prywatnym i zawodowym wydaje się być raczej efektem płynącym z umiejętnego zarządzania czasem, dbanie o zdrowy balans może być także elementem strategii. Aktywność fizyczna, przełamywanie rutyny, unikanie nadmiernych bodźców, realizacja pasji i pozwalają zachować dystans i doskonalić świadomość związaną z wydatkowaniem czasu.
[1] Multicosts of Multitasking – PMC (nih.gov)
[2] https://hbr.org/2020/01/time-management-is-about-more-than-life-hacks
[3] Dostępny czas zostaje przeznaczony na rutynowe działania, a zarezerwowany jest wykorzystany na zadania, których nie można przerwać.