poniedziałek, 4 grudnia, 2023
PRACA I KARIERAWielozadaniowość na zakręcie: pracownicy w pułapce czasu

Wielozadaniowość na zakręcie: pracownicy w pułapce czasu

-

tłumaczenia biuro tłumaczeń 123tlumacz.pl

Wielozadaniowość na zakręcie: pracownicy w pułapce czasu

Ponad 70 proc. pracowników odczuwa presję wykonywania kilku czynności jednocześnie. Tymczasem naukowcy, dowodzą że wielozadaniowość może wręcz prowadzić do wypalenia zawodowego. Aby go uniknąć, konieczne jest dobre zarządzanie najcenniejszym zasobem – czasem. Aplikacje i narzędzia do planowania zadań mogą pomóc, ale nie wykonają tej pracy za nas. Jakie kompetencje są niezbędne, aby nie utracić kontroli nad upływającym czasem?

Redukcja stresu, większa produktywność, satysfakcja z efektów i lepsze postrzeganie siebie – to tylko kilka z korzyści, które niesie ze sobą umiejętność zarządzania czasem. W dobie pracy hybrydowej, wirtualnych spotkań i niełatwego godzenia sfery prywatnej z zawodową, planowanie stało się jeszcze większym wyzwaniem. Według badań Asany ponad 70% pracujących odczuwa presję wielozadaniowości, a to z kolei może prowadzić do szybkiego wypalenia zawodowego[1].

Warto planować dzień kierując się priorytetami wynikającymi z jasno wskazanych celów. Priorytetyzacja się sprawdza, szczególnie w przypadku spiętrzenia zadań lub konieczności zajęcia się pilnym i nieprzewidzianym projektem. Pomaga opanować stres wynikający z natłoku różnorodnych zadań, presji i szybkiego tempa – komentuje Magdalena Małek, główny konsultant w Wyser.

Narzędzia pomogą, ale…

Choć na rynku pojawia się coraz więcej aplikacji mających zwiększyć efektywność i komfort pracy, stosowanie samych narzędzi i polecanych technik, bez rozwijania kompetencji takich jak umiejętność priorytetyzacji i delegowania zadań czy maksymalnego skupienia uwagi na wykonywanej czynności, nie gwarantuje sukcesu.

– Wiele osób pracuje, cały czas śledząc skrzynkę pocztową, która jest podstawowym narzędziem komunikacji. Powiedziałabym, że funkcjonujemy w rytmie maili, a przecież nie wszystkie są pilne. Tym bardziej radziłabym zamknąć ją na czas spotkań, gdyż przychodzące wiadomości mogą wybić z rytmu, rozproszyć uwagę i sprawić wrażenie ignorowania rozmówcy. Może się to wydawać trywialne, jednak pracując w szybkim tempie, czując presję i potrzebę bycia na bieżąco, ryzykuje się w ten sposób wiele stracić w relacjach zawodowych, co jest przecież ostatnią rzeczą, na jakiej powinno nam zależeć – komentuje Magdalena Małek, główny konsultant w Wyser.

Zarządzanie czasem to… decyzja!

Harvard Business Review[2] definiuje zarządzanie czasem jako proces podejmowania decyzji, wymagający rozwinięcia konkretnych umiejętności: świadomości (awareness), organizacji (arrangement) i adaptacji (adaptation). Wdrożenie ich w życie wymaga zarówno odpowiedniego przygotowania, jak i regularnej weryfikacji.

Wszystkie te trzy elementy są ważne. Punktem wyjścia jest analiza produktywności, przyzwyczajeń, sposobu wydatkowania energii i czasu poświęcanego na pracę. Pomocne może być traktowanie tego ostatniego w kategoriach ekonomicznych. Porównanie go do budżetu pomaga planować i monitorować czas na bieżąco, a także uwzględnić dłuższą perspektywę – mówi Paweł Prociak, dyrektor zarządzający Wyser.

Wiele osób myli umiejętność dobrej organizacji pracy z tworzeniem – często niekończącej się – listy zadań. Tymczasem kluczowe jest wyznaczenie priorytetów, najistotniejszych zagadnień do realizacji. W ustaleniu hierarchii mogą pomóc metody takie jak Matryca SMART, Eisenhowera czy Prawo Parkinsona.

Istnieje wiele technik i narzędzi usprawniających zarządzenie czasem. Ta mnogość może skutkować efektem odwrotnym do zamierzonego, dlatego niezbędne jest dostosowanie metod do własnego trybu pracy, a potem monitorowanie i weryfikowanie ich skuteczności.

Jak nie dać się rozproszyć?

Piętnaście minut – tyle czasu potrzeba, aby wrócić do raz przerwanego zadania. Niezapowiedziane spotkania i nieplanowane rozmowy telefoniczne mogą zaburzyć rytm całego dnia, dlatego warto uwzględnić je zawczasu. Istnieją metody i aplikacje, które mają na celu zapewnić skupienie przez określony czas, np. podział na czas zarezerwowany i dostępny[3] , czy metoda Pomodoro uwzględniająca bloki czasowe.

Dobrze sprawdza się podzielenie tygodnia na bloki aktywności, określenie ich w czasie i zajęcie się konkretnymi zadaniami wtedy, na kiedy jest to zaplanowane. Kiedy się to nie udaje, warto zastanowić się, czy dany temat na pewno powinien pozostać na liście i zrealizować go najszybciej jak to możliwe, czy też zrezygnować z niego – komentuje Magdalena Małek, główny konsultant w Wyser.

Work-life balance – efekt czy sposób na dobre zarządzanie czasem?

Choć równowaga pomiędzy życiem prywatnym i zawodowym wydaje się być raczej efektem płynącym z umiejętnego zarządzania czasem, dbanie o zdrowy balans może być także elementem strategii. Aktywność fizyczna, przełamywanie rutyny, unikanie nadmiernych bodźców, realizacja pasji i pozwalają zachować dystans i doskonalić świadomość związaną z wydatkowaniem czasu.

[1] Multicosts of Multitasking – PMC (nih.gov)

[2] https://hbr.org/2020/01/time-management-is-about-more-than-life-hacks

[3] Dostępny czas zostaje przeznaczony na rutynowe działania, a zarezerwowany jest wykorzystany na zadania, których nie można przerwać.

 

NAJNOWSZE ARTYKUŁY

- Reklama -Osteopatia Kraków

POLECAMY

Deloitte: Kryzys nie dotknął dóbr luksusowych – branża z ponad 15 proc. wzrostem przychodów...

0
Pomimo niepewności gospodarczej firmy z sektora dóbr luksusowych mogą cieszyć się niesłabnącym zainteresowaniem zamożnych klientów. Jak wynika z ósmej edycji raportu Global Fashion & Luxury Private Equity and Investors Survey 2023 firmy doradczej Deloitte,...