W co piątej przebadanej przez Wyser organizacji, która przeszła zmianę, proces przeprowadzono bez wcześniejszego przygotowania i planu. Czy to błąd? Niekoniecznie. Coraz częściej mówi się o podążaniu w kierunku elastyczności i modelu „ciągłego doskonalenia się” w miejsce rewolucyjnych zmian. Wśród czynników powodzenia wprowadzanej transformacji eksperci wymieniają umiejętności miękkie lidera, przyjazne środowisko pracy, wytrwałość i skuteczną rekrutację najlepszych talentów.
Zmiana jest nieunikniona zarówno w mikro-, jak i makroskali. Napędzana przez rozwój technologiczny, będzie nadawała ton rynkowi pracy: wraz z nią pojawią się nowe zawody, a praca milionów osób ulegnie automatyzacji. Tu właśnie pojawia się miejsce dla nowego typu przywództwa – Change Manager to „lider na nowe czasy”. Jego skuteczność budują zarówno kompetencje stricte biznesowe, jak i umiejętności miękkie. Jakie są czynniki skutecznego wprowadzania zmian?
Na skróty:
Przekonanie innych to połowa sukcesu
Według raportu „Change Management – kompas managera 2023” jednym z najważniejszych czynników powodzenia wprowadzanej zmiany jest przekonanie jej uczestników do słuszności danego usprawnienia. Kluczowa w tym wypadku staje się proaktywna komunikacja, którą należy wdrożyć jeszcze na etapie przygotowań. Każdy zespół zarządzający zmianą jest zazwyczaj kilka kroków przed pozostałymi i zdążył już zaakceptować to, co nastąpi. Reszta organizacji potrzebuje więcej czasu, aby zrozumieć wartość wprowadzanych zmian. Jak pokazują badania Wysera, źle przygotowana komunikacja lub jej brak, może zrodzić więcej problemów niż korzyści, a w konsekwencji opóźnić cały proces.
Co ważne, Odpowiednie wyjaśnienie wpływu zmian i wsparcie zespołu to nie wszystko. Warto na bieżąco zbierać feedback od wszystkich osób zaangażowanych w proces. Każda informacja zwrotna pozwala lepiej przygotować się do następnych etapów zmian oraz usprawnić ich proces.
– Skuteczność Change Managera budują zarówno jego kompetencje stricte biznesowe, jak i umiejętności miękkie. Zwłaszcza te ostatnie przydają się w praktyce, gdy lider staje twarzą w twarz ze zmianą. Musi do niej podejść planowo, strategicznie i wszechstronnie, skoordynować wiele obszarów, a na każdym kroku wykazać się przy tym umiejętnościami komunikacyjnymi – podkreśla Karolina Popiel, Executive Search – Human Resources & Senior Consultant z Wyser.
Istotną rolę w tworzeniu skutecznego i spójnego planu komunikacji odgrywają inne działy w firmie – w zależności o struktury firmy to HR, PR lub marketing. W procesie zmiany, a zwłaszcza w jej komunikowaniu, każdy z nich ma do odegrania ważną rolę.
– W dobrze zarządzonym procesie zmiany, kompetencje wspomnianych działów przenikają się z managerskimi. Pamiętajmy, że kultura współpracy i empatia pomagają zaspokoić potrzeby wszystkich uczestników transformacji i bardziej efektywnie realizować kolejne jej etapy – dodaje Karolina Popiel.
Przyjazne środowisko pracy
Zmiany w zarządzaniu ludźmi powinny iść w parze ze stworzeniem im odpowiedniego środowiska pracy, dlatego warto pomyśleć o wdrożeniu nowych narzędzi dla pracowników. Mowa nie tylko o aplikacjach służących do efektywniejszego wykorzystania czasu, ale też ułatwiających procesy wewnętrzne, jak np. składanie wniosków urlopowych, czy otrzymywanie feedbacku.
Niezwykle istotnymi warunkami sukcesu wprowadzonej zmiany są również zaufanie i szacunek. Managerowie powinni być wiarygodni i pełni empatii wobec osób, którymi zarządzają.
Szybkość w działaniu
Zmienność stała się naszą rzeczywistością – zarówno w życiu prywatnym, jak i w biznesie. W związku z tym niezwykle aktualne są słowa Johanna Wolfganga von Goethego: „Kto nie idzie do przodu, ten się cofa”. W nowoczesnym zarządzaniu liczy się czas, aby być wystarczająco szybkim z perspektywy konkurencyjności. W świecie zmian musimy nadążyć za rzeczywistością – wymaga to od managerów elastyczności, szybkiego podejmowania decyzji.
Wytrwałość i rekrutacja najlepszych talentów
Zmiany wywołują opór wśród pracowników, dlatego często są akceptowane dopiero przy kolejnych podejściach do ich przeprowadzenia lub po dłuższym czasie, zwłaszcza w większych organizacjach. Praca nad przełamaniem utartych schematów wymaga od liderów konsekwencji i wysokiej motywacji własnej w działaniu. Kolejnym ważnym elementem związanym ze zmianą jest ciągła potrzeba nowych talentów. Jeśli w danej organizacji brakuje wiedzy na temat skutecznej rekrutacji najlepszych pracowników, warto skorzystać z usług zewnętrznego partnera, który pomoże zidentyfikować luki kadrowe i je uzupełnić.
Czy planowanie ma jeszcze sens?
Źle zarządzona zmiana może wydłużyć proces wprowadzania, a w konsekwencji zwiększyć nakład pracy i dodatkowe koszty. Jedną z kwestii dyskusyjnych okazuje się jej planowanie. Z jednej strony pojawiają się głosy, że należy mieć precyzyjnie przygotowaną strategię obejmującą najdrobniejsze szczegóły we wszystkich obszarach, by każda z osób uczestniczących w zmianie miała jasność, co to oznacza dla poszczególnych działów firmy. Z drugiej zaś strony mowa o wizji, do której realizacji powinno się podchodzić krok po kroku, dokładnie weryfikując i ewentualnie modyfikując założone ustalenia. Obecnie mamy do czynienia z bardzo dynamiczną rzeczywistością, dlatego managerowie muszą być cały czas przygotowani na nieprzewidywalne zmiany. Stąd też eksperci Wyser podkreślają, że zmierzamy w kierunku ewolucji i ciągłego doskonalenia się, choć proces ten powinien być odpowiednio zaplanowany.
Pełna treść raportu „Change Management – kompas managera 2023”: https://pl.wyser-search.com/change-management/
O raporcie:
Raport Wyser pt. „Change Management – kompas managera 2023″ został przygotowany w oparciu o pogłębione wywiady z przedstawicielami wyższego managementu firm, doświadczeń ekspertów Wyser oraz badania SW Research przeprowadzonego w sierpniu 2022 roku w grupie 200 firm.
