Rozwój firm i postęp technologiczny przyczynił się do wzrostu zapotrzebowanie na urządzenia wielofunkcyjne. Zakup nowego sprzętu, zwłaszcza tego wysokiej jakości, jest jednak kosztowny, jednak warto pamiętać o tym, że alternatywą dla tego typu inwestycji jest wynajem drukarek. Usługi tego typu pojawiły się po raz pierwszy pod koniec XX wieku, a dzisiaj są powszechnie oferowane tak w Polsce, jak i w całej Europie. Co przemawia za skorzystaniem z tej usługi?
Na skróty:
Wynajem urządzeń wielofunkcyjnych – na czym polega?
Proces wynajmu urządzeń wielofunkcyjnych jest złożony, ale przejrzysty. Pierwszym krokiem na drodze ku podpisaniu umowy jest analiza potrzeb firmy. To podczas niej specjaliści określają wymagania dotyczące funkcjonalności i obciążenia urządzeń.
Dobrze przeprowadzony proces powinien odpowiadać na następujące pytania:
- Czy urządzenie ma drukować w kolorze, czy tylko monochromatycznie?
- Czy wymagane są wydruki w formacie A3, czy wystarczające będą A4?
- Jakie jest planowane miesięczne obciążenie urządzenia (ilość stron)?
- Ilu użytkowników będzie korzystało z urządzenia?
- Jakie funkcje są niezbędne – drukowanie, skanowanie, faksowanie?
- Czy urządzenie powinno być wyposażone w kody dostępu?
Następnie, na podstawie tych danych dobierane są urządzenia idealnie dopasowane do indywidualnych wymagań firmy.
Kolejny etap to instalacja i szkolenie. Wynajmujący dostarcza urządzenie, instaluje je w biurze klienta oraz zapewnia wiedzę w zakresie obsługi. To gwarantuje płynne wdrożenie sprzętu w codzienne działania organizacji. W ramach wynajmu drukarki powinna być także zapewniona obsługa serwisowa. Obejmuje ona bieżącą konserwację, dostarczanie materiałów eksploatacyjnych oraz szybką reakcję na zgłoszenia serwisowe. Wynajem kończy się możliwością przedłużenia umowy, wymiany urządzenia na nowszy model lub jego wykupu.
Dlaczego warto wynajmować urządzenia wielofunkcyjne?
Wynajem urządzeń biurowych, takich jak drukarki, kserokopiarki i skanery, to coraz częściej wybierana alternatywa dla zakupu. Dlaczego?
Wśród kluczowych korzyści użytkownicy wymieniają:
- oszczędności finansowe – wynajem eliminuje konieczność ponoszenia znacznych kosztów początkowych związanych z zakupem sprzętu. Zamiast tego firma płaci stałą, przewidywalną opłatę abonamentową;
- elastyczność – możliwość dostosowania umowy wynajmu do rzeczywistych potrzeb, w tym wymiany sprzętu na bardziej zaawansowany lub dopasowany do rosnącego zapotrzebowania firmy;
- brak problemów serwisowych – usługi serwisowe są często uwzględnione w umowie wynajmu. Regularna konserwacja i naprawy gwarantują ciągłość pracy biura;
- dostęp do najnowszych technologii – wynajem umożliwia regularną wymianę urządzeń na nowe modele, zapewniając firmie dostęp do najnowszych rozwiązań technologicznych. To szczególnie ważne w kontekście zachowanie bezpieczeństwa dokumentacji.
Jeśli zastanawiasz się nad tym, ile realnie kosztuje wynajem drukarek, pamiętaj o tym, że cennik wraz z opisem usług dodatkowych znajdziesz na: https://www.biuroinnowacje.pl/.
Jakie urządzenia wybrać?
Wynajem urządzeń wielofunkcyjnych pozwala na korzystanie z modeli renomowanych producentów, charakteryzujących się wysoką wydajnością, energooszczędnością i intuicyjną obsługą. Ważne funkcje, jakie powinno oferować takie urządzenie, to:
- wielozadaniowość – łączenie funkcji drukowania, kopiowania, skanowania i wysyłania dokumentów w jednym urządzeniu;
- efektywność energetyczna – nowoczesne urządzenia cechują się niskim zużyciem energii, co pozytywnie wpływa na budżet firmy i środowisko;
- bezpieczeństwo – zaawansowane systemy autoryzacji, szyfrowania i ochrony danych zapobiegają nieuprawnionemu dostępowi.
Warto także rozważyć zakup usługi, która oferuje dedykowane oprogramowanie. Przykładowo oferowana przez Biuro Innowacje aplikacja eKONTAKT informuje między innymi o materiałach eksploatacyjnych i częściach zamiennych do urządzeń, modelach maszyn czy warunkach finansowych umów. To świetne rozwiązanie wspierające zarządzanie organizacją.
[Artykuł sponsorowany]