Rozporządzenie RODO wskazuje, że dane osobowe to wszelkie informacje odnoszące się do zidentyfikowanej bądź możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Mogą one dotyczyć np. numeru PESEL lub NIP, na podstawie których można dotrzeć do konkretnej osoby. Obecnie rośnie świadomość na temat ochrony danych, a odpowiednie organy dokonują wnikliwych kontroli, sprawdzając, czy wdrożone rozwiązania są wystarczające, aby wrażliwe informacje były bezpieczne. Kluczową rolę odgrywa tutaj audyt ochrony danych osobowych. Specjaliści z tego zakresu wskazali najczęstsze błędy wykrywane podczas kontroli. Warto zatem poznać ich specyfikę i możliwe rozwiązania.
Jakie znaczenie mają audyty w zapewnieniu zgodności z RODO?
Audyt ochrony danych osobowych ma kluczowe znaczenie w zapewnieniu zgodności z RODO. Jego systematyczne przeprowadzanie pomaga organizacjom nie tylko spełnić wszelkie wymogi prawne, ale również minimalizuje ryzyko wycieku poufnych informacji. Ponadto ma na celu zidentyfikowanie luk w politykach, procedurach i technologiach firmy, aby zapewnić właściwe zarządzanie i ochronę danych. Regularne przeprowadzanie tego typu identyfikacji wzmacnia bezpieczeństwo informacji, poprawia świadomość kadry pracowniczej, jak również zabezpiecza przed możliwymi konsekwencjami, w tym karami finansowymi czy utratą reputacji.
Dowiedz się więcej o audytach zgodności z RODO: https://www.bureauveritas.pl/needs/audyt-zgodnosci-z-rodo
Jakie są najczęstsze problemy wykrywane podczas audytu ochrony danych osobowych i jak im zapobiec?
Wśród najczęściej wykrywanych błędów audytorzy wskazują na:
-
Brak pełnej dokumentacji zgodnej z RODO
Brak pełnej dokumentacji stanowi poważne ryzyko dla każdej organizacji, ponieważ może to skutkować karami finansowymi oraz utratą reputacji i zaufania wśród klientów.
Rozwiązanie: Firma powinna wdrożyć odpowiednie środki, które zapewnią pełną zgodność z wymogami RODO. Mowa tutaj przede wszystkim o: audycie obecnej sytuacji, utworzeniu i utrzymaniu pełnej dokumentacji, wprowadzeniu odpowiednich procedur dotyczących gromadzenia i przechowywania danych osobowych, jak również ciągłym monitorowaniu.
-
Niewłaściwe zgody na przetwarzanie danych
Zdarzają się sytuacje, że zgody na przetwarzanie danych często są niewłaściwe lub uzyskiwane w sposób niezgodny z przepisami RODO.
Rozwiązanie: Zgoda musi być przede wszystkim świadoma, dobrowolna i jednoznaczna. Formularze muszą być napisane zrozumiałym językiem, natomiast użytkownik powinien mieć możliwość wycofania swojej zgody w dowolnej chwili. Warto także systematycznie sprawdzać formularze pod kątem zgodności z przepisami.
-
Brak odpowiednich środków bezpieczeństwa technicznego
Problem dotyczy nieodpowiednich zabezpieczeń technicznych, np. brak szyfrowania bądź niewystarczające zabezpieczenia antywirusowe, jak również brak stosownych procedur związanych z bezpieczeństwem danych osobowych.
Rozwiązanie: Wdrożenie optymalnych środków ochrony technicznej i organizacyjnej, np. uwierzytelnienie dwuskładnikowe, systematyczne kopie zapasowe, jak również aktualizacja systemów IT. Warto także regularnie przeprowadzać testy bezpieczeństwa.
-
Nieodpowiednie procedury zgłaszania naruszeń danych
Organizacje miewają problemy ze zgłaszaniem naruszeń danych osobowych do organu nadzorczego. Zdarzają się także sytuacje, w których naruszenia nie są w ogóle zgłaszane. Takie postępowanie będzie skutkowało karami finansowymi.
Rozwiązanie: Wskazane jest, aby opracować stosowną procedurę zgłoszeń naruszeń danych osobowych. Powinna ona zawierać kroki, jakie organizacja ma podjąć w razie wystąpienia incydentu. Warto pamiętać, że wszystkie naruszenia powinny być zgłaszane do organu nadzorczego w ciągu 72 godzin. Wyjątkiem są sytuacje nie stwarzające zagrożenia dla osób, których dane dotyczą.
-
Brak regularnych szkoleń pracowników
Kadra pracownicza często nie posiada odpowiedniej wiedzy z zakresu ochrony danych osobowych. Wynika to z braku profesjonalnych szkoleń. Warto mieć na uwadze, że taki stan może prowadzić do licznych błędów czy niezgodności z przepisami.
Rozwiązanie: wdrożenie regularnych szkoleń pracowników, dostarczy im odpowiedniej wiedzy z zakresu zasad RODO, praktycznych aspektów związanych z przetwarzaniem danych osobowych, jak również sposobów reagowania na potencjalne naruszenia. Co ważne, szkolenia powinny odbywać się cyklicznie.
-
Nieodpowiednia analiza ryzyka
Przeprowadzenie analizy ryzyka jest jednym z najważniejszych obowiązków podmiotów i administratorów przetwarzających. Przepisy wskazują, aby stanowiła ona punkt wyjścia przy wyborze optymalnych środków technicznych i operacyjnych dla procesów przetwarzania. Brak przeprowadzenia analizy ryzyka sprawia, że działania mające na celu ochronę danych osobowych są nieskuteczne.
Rozwiązanie: Zarządzenie ryzykiem jest procesem, który polega na okresowych przeglądach i aktualizacjach. Jego wykonywanie w sposób świadomy oraz ustrukturyzowany pozwoli zidentyfikować zarówno potencjalne, jak i istniejące zagrożenia. Dzięki temu możliwy jest dobór skutecznych środków technicznych i organizacyjnych.
-
Brak prawidłowego zarządzania dostępem do danych
Błędy w zarządzaniu danymi osobowymi mogą mieć poważne konsekwencje dla organizacji. Wpłyną one m.in. na efektywność operacyjną czy zgodność z regulacjami. Jednym z najważniejszych nieprawidłowości jest brak zdefiniowanej strategii zarządzania danymi, bez tego organizacje zazwyczaj nie mają jednolitego podejścia do gromadzenia i przechowywania danych.
Rozwiązanie: Wdrożenie procedur związanych z prawidłowym zarządzaniem dostępem do danych pozwoli zminimalizować błędy. To również efektywne zarządzanie danymi osobowymi oraz bezpieczeństwem informacji. Pozwoli to uniknąć kar finansowych i utraty reputacji.
Chcąc zapobiec problemom wykrywanym w trakcie audytów, istotne jest wdrożenie kompleksowej polityki ochrony danych osobowych, cykliczne szkolenia kadry pracowniczej, jak również nieustanne monitorowanie zgodności z przepisami. Przeprowadzanie systematycznych audytów wewnętrznych oraz aktualizowanie procedur pomoże uniknąć wszelkich naruszeń RODO.