Projekt nowelizacji zakłada, że obowiązkowy Krajowy System e-Faktur wchodzi w życie od 1 stycznia 2024 roku. Tym razem nie będzie już żadnych przesunięć, zostaje więc rok na wdrożenie wszystkich nowości i aktualności do systemów finansowo-księgowych, które umożliwią przesyłanie e-faktur. To również czas, w którym biura rachunkowe muszą uświadomić klientów o zmianach. Dlaczego? Jak się okazuje, aż 40% podatników nie wie, że takie zmiany zaczną obowiązywać, a prawie 70% wciąż wystawia faktury tylko w formie tradycyjnej.[1]
KSeF jest stworzonym przez Ministerstwo Finansów Krajowym Systemem e-Faktur. To teleinformatyczny i administrowany przez Krajową Administrację Skarbową system służący do wystawiania i odbierania e-faktur ustrukturyzowanych. Działa od początku tego roku i jest dobrowolny, resort potwierdził natomiast informację, że od 1 stycznia 2024 roku zacznie być obowiązkowy dla wszystkich.
Mimo iż przygotowywani jesteśmy na to od dawna, wprowadzenie elektronicznych faktur dla wszystkich przedsiębiorców w kraju może się okazać nie lada wyzwaniem. Sami Klienci biur rachunkowych w dużej mierze nie są gotowi na używanie cyfrowych narzędzi do wystawiania faktur. Istnieje jeszcze całkiem spora grupa przedsiębiorców wykluczonych cyfrowo, i wciąż jest spory procent podatników, którzy korzystają z papierowych faktur.
Warto zaznaczyć, że wciąż zdecydowana większość biur rachunkowych pracuje na systemach stacjonarnych, które wymagałyby ręcznego zaczytywania danych z KSeF i wgrywania ich do systemów księgowych. To oznacza, że logowanie się do każdego klienta byłoby zajęciem czasochłonnym i bardzo wymagającym dla księgowych.
Kolejną problematyczną kwestią mogą się okazać ustrukturyzowane systemy w większych firmach, które będą musiały je przeprogramować pod kątem zgodności z tym zaproponowanym przez Ministerstwo Finansów.
Wszyscy natomiast skorzystają z uproszczenia w zakresie obiegu dokumentów, ponieważ faktura wgrana do bazy danych MF nigdy nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie konieczności wydawania duplikatów, skończy się też przymus płacenia przez 6 lat za archiwum dokumentacji papierowej. Zniknie konieczność wysyłania plików JPK FA.
E-faktura to mnóstwo korzyści podatkowych i biznesowych. Zwiększa szybkość wymiany danych w kontaktach między kontrahentami, a ustrukturyzowany, jednolity wzór faktury pozwala na automatyzację procesów księgowych, co wpływa na oszczędność czasu pracowników. Wprowadzenie automatyzacji w procesie księgowania zredukuje też liczbę pomyłek.
Rozwiązaniami, które pomogą przejść cyfrową transformację, są m.in. indywidualne szkolenia dla księgowych oraz wsparcie w przeniesieniu księgowości na wirtualny system. Dlatego w całej Polsce prowadzimy działania pod nazwą „eRewolucje Księgowe”. Naszym celem jest wsparcie lokalnych biur rachunkowych w przejściu przez cyfrową transformację, tak aby przedsiębiorcy uzyskali pełną pomoc w tym procesie. Chcemy zapewniać realne wsparcie w nowym modelu obsługi księgowej i tym samym promować nastawienie na realizację analizy biznesowej, a nie tylko liczenie podatków.
Korzyścią dla biur, które już teraz wezmą udział w programie, jest bezpłatny system do księgowości oraz wdrożenie do cyfrowej obsługi księgowej klientów. Chcemy pomagać podnosić jakość usług biur rachunkowych i pokazać jak usprawniać biznes. Dzięki rozwojowi staną się one nowocześniejsze i podążą za trendami. Nasz system jest połączony z KSeF, co pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze nie tylko biur rachunkowych, ale również ich klientów, ale przede wszystkim odpowiednio przygotować się do nadchodzących zmian.
Autorem artykułu jest Anita Gołębiewska, Dyrektor Zarządzająca Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR).
[1] Badanie „Rewolucja w fakturowaniu: czy polskie firmy są gotowe na KSeF?” zostało zrealizowane na zlecenie firmy Webcon przez Panel Badawczy Ariadna na próbie 538 firm (struktura wg uśrednionego udziału w zatrudnieniu i PKB). Dane zebrano metodą CAWI w dniach 05-13 maja 2022 roku. (PAP)