Poczta firmowa to narzędzie kojarzone przede wszystkim z komunikacją B2B, B2C czy wewnątrz firmy. To również przestrzeń wymiany wrażliwych informacji, które nigdy nie powinny dostać się w niepowołane ręce. Hosting powinien być zresztą nie tylko funkcjonalny, intuicyjny i bezpieczny, ale też zapewniać solidne wsparcie techniczne w razie awarii. W niniejszym wpisie podpowiadamy, na co warto zwrócić uwagę, wybierając dostawcę usług e-pocztowych.
Na skróty:
Jeden błąd – wiele zagrożeń
Podstawowym błędem, jaki popełniają osoby poszukujące dostawcy hostingu poczty firmowej, jest kierowanie się głównie kryterium ceny. Bywa ono kuszące zwłaszcza dla nowych firm lub projektów z ograniczonym budżetem. Jeśli należysz do tej grupy, to powinieneś zdać sobie sprawę, że takie podejście rodzi kilka poważnych ograniczeń, które w dłuższej perspektywie mogą okazać się kosztowne, a nawet niemożliwe do pokonania bez zmiany dostawcy. Korzystanie z rozwiązań „po kosztach” to zwiększone ryzyko narażenia poczty na m.in.:
- ataki hakerskie (spoofing), phishingowe, spamerskie lub malware grożących awarią systemu czy wyciekiem danych,
- przerwy w działaniu usługi pocztowej,
- trudności w zintegrowaniu poczty z istniejącym oprogramowaniem firmowym,
- ograniczenia funkcjonalne np. w zakresie filtrowania spamu, tworzenia backupu albo współdzielenia poczty z innymi pracownikami.
Opcje darmowe lub najtańsze nie oferują najczęściej zadowalającego poziomu bezpieczeństwa, dobrego wsparcia technicznego czy skalowalności. Są również ograniczone pod kątem funkcjonalności i wydajności. Dlatego, jeśli chcesz, by w Twojej firmie i poczcie firmowej wszystko działało sprawnie i bez zakłóceń, zwróć uwagę na kilka podstawowych kwestii.
Jaka poczta firmowa jest Ci potrzebna?
Pierwszą z nich jest wybór hostingu oferującego wysoki poziom bezpieczeństwa. Mowa nie tylko o skutecznej ochronie przed spamem albo wirusami, ale i szyfrowaniu wiadomości, dwuetapowej weryfikacji, a także regularnym backupie wiadomości.
Drugim istotnym aspektem jest kompleksowe wsparcie techniczne. Zwróć uwagę, czy dostawca szybko odpowiada na problemy techniczne, jakimi drogami komunikuje się z użytkownikiem (mail, telefon, formularz) oraz jakie opinie na temat tego wsparcia mają obecni lub byli klienci.
Trzecią ważną kwestią jest skalowalność, czyli możliwość łatwego zwiększania pojemności skrzynek pocztowych i liczby użytkowników w miarę rozwoju firmy. Zwłaszcza w większych i ukierunkowanych na rozwój przedsiębiorstwach decydujące mogą się okazać opcje współdzielenia kalendarza, książki adresowej, grup pocztowych itp. Takie możliwości usprawniają komunikację i przyspieszają pracę, przyczyniając się do polepszenia wydajności i optymalizacji kosztów pracy.
Co warto dodać do powyższej listy? Choćby to, że dobra poczta biznesowa powinna cechować się niezawodnością (SLA pow. 99,9%), zgodnością z obowiązującymi przepisami ochrony danych, łatwością zarządzania (intuicyjny interfejs), elastycznymi możliwościami integracji z firmowym oprogramowaniem czy popularnymi aplikacjami i usługami związanymi z zarządzaniem pocztą www (Outlook, Thunderbird itd.), projektami i komunikacją. Zwróć również uwagę, czy dostawca oferuje darmową migrację danych lub zaawansowane funkcje w zakresie nadzoru korespondencji oraz jej autentyfikacji (np. SPF, DKIM, DMARC).
Podsumowanie
Wybierając hosting poczty firmowej, myśl o bezpieczeństwie, funkcjonalności i niezawodności hostingu. Zastanów się, gdzie będziesz za kilka lub kilkanaście lat oraz jakie zagrożenia i wyzwania możesz napotkać na drodze realizacji celów biznesowych. Pamiętaj, że poczta firmowa to nie tylko obszar komunikacji, ale i archiwum cennych, wrażliwych danych, które nigdy nie powinny dostać się w niepowołane ręce. Takie środowisko powinno być z jednej strony bezpieczne, z drugiej – oferować intuicyjną i niezawodną obsługę, a mieć możliwość rozwijania się i „rozrastania” razem z Twoją firmą.
Poznaj rozwiązania poczty firmowej od NQ.pl – https://www.nq.pl/bezpieczna-poczta-biznesowa
