Wzrasta liczba wypadków w miejscach pracy, a wraz z nią rosną koszty dla pracodawców. W I półroczu 2022 r. zarejestrowano o 2,6 proc. więcej wypadków niż w analogicznym okresie rok wcześniej – podaje GUS. Jak wynika z raportu Ayming i Business Centre Club, koszt ciężkiego wypadku to średnio aż 1,2 mln zł[1]. Wyższa wypadkowość oznacza też większe stawki ubezpieczenia wypadkowego. Sposobem na zminimalizowanie wzrostu tych kosztów jest prewencja wypadkowa i weryfikacja składki wypadkowej. Wiele firm rozlicza ją nieprawidłowo i ma do odzyskania nadpłaty.
Jak wynika z najnowszych danych GUS z września br., w I półroczu 2022 r. zgłoszono 27 900 osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy – jest to o 2,6 proc. więcej niż w I półroczu 2021 r. Wzrost liczby wypadków może spowodować podniesienia kategorii ryzyka dla branż o zwiększonej wypadkowości, a to przełoży się na wyższą składkę wypadkową dla przedsiębiorców. To nie jedyny czynnik, który w najbliższym czasie wpłynie na wzrost kosztów pracy w firmach. Wpływ na nie będą miały także planowana najwyższa w historii podwyżka składek ZUS w związku ze wzrostem przeciętnego wynagrodzenia oraz postępująca inflacja (17,2 proc. we wrześniu). Wszystko to powoduje, że przedsiębiorcy stają przed trudnym zadaniem: jak zminimalizować wzrost kosztów pracy i zapewnić stabilność finansową swojego biznesu?
Oszczędności sięgające nawet 3% rocznej masy wynagrodzeń
Skuteczna polityka prewencyjna połączona z bieżącą i regularną analityką danych i tworzeniem prawidłowej dokumentacji powypadkowej pozwala na sprawne zarządzanie wypadkowością oraz uchronienie się przed nieprzewidzianymi kosztami w przyszłości. Niejednokrotnie pozwala także odzyskać już nadpłacone składki w przeszłości. Jak wynika z raportu Ayming, aż 75 proc. przedsiębiorstw płaci składkę wyliczoną o wyższą stopę procentową niż to wynika z ich kodu PKD.[2] Nieprawidłowe rozliczanie składki wypadkowej może wiązać się ze znacznymi nadpłatami. Płatnicy mogą weryfikować obciążenia z tytułu składki wypadkowej i skutecznie odzyskiwać nadpłacone środki nawet do kilkunastu lat wstecz. Należy jednak pamiętać, że od 2024 r. możliwość dokonywania korekt będzie ograniczona jedynie do pięciu lat.
– Poszukiwanie nowych sposobów na oszczędności w dobie wzrastających kosztów pracy staje się coraz istotniejsze dla zapewnienia płynności finansowej przedsiębiorstw. Tymczasem oszczędności płynące z tytułu weryfikacji składki wypadkowej mogą wynieść nawet 3 proc. rocznej masy wynagrodzeń. Dodatkowe zachęty dla firm to możliwość odzyskania nadpłat aż za kilkanaście lat wstecz oraz możliwości obniżenia stopy procentowej składki wypadkowej w przyszłych okresach składkowych, co długofalowo wpłynie na poprawę kondycji finansowej – komentuje Piotr Radko, Dyrektor obszaru kosztów pracy w Ayming Polska.
Prawidłowe dane pozwolą uniknąć nadpłat
31 stycznia 2023 r. upływa termin złożenia informacji ZUS IWA, która posłuży do ustalenia obowiązującej składki wypadkowej na okres od kwietnia 2023 do marca 2024 roku. Koniec roku jest więc dobrym momentem na sprawdzenie i aktualizację przekazywanych danych. Do jednych z głównych powodów zawyżania zobowiązań z tytułu składki wypadkowej zaliczymy nieprawidłowe dane, na przykład dotyczące liczby wypadków czy liczby osób ubezpieczonych.
Obowiązek składania informacji ZUS IWA dotyczy między innymi każdego pracodawcy zatrudniającego co najmniej 10 osób, zaś wysokość odprowadzanej składki wypadkowej jest ustalana indywidualnie. Wpływa na nią profil działalności firmy, liczba zatrudnionych, dotychczasowa liczba wypadków przy pracy oraz panujące w zakładzie warunki zagrożenia. Wraz z nowelizacją ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, od września ubiegłego roku pracodawca składający informację ZUS IWA ma obowiązek uwzględniania w liczbie wypadków także zdarzeń traktowanych na równi z wypadkami przy pracy (tzw. wypadki zrównane), do których zalicza się m.in. te zaistniałe podczas wyjazdów integracyjnych.
Inne sposoby na znaczne obniżenie zobowiązań wobec ZUS to minimalizacja warunków zagrożenia w przedsiębiorstwie (to one mają największy wpływ na wysokość opłat z tytułu składki wypadkowej), a także prawidłowe przygotowanie samego procesu oceny środowiska pracy.
– Częstą nieprawidłowością przy ocenie środowiska pracy jest wykonywanie jego pomiarów w momencie chwilowego najwyższego lub najniższego obciążenia produkcji. Tymczasem warunkiem przedstawienia prawidłowego i rzetelnego obrazu danego przedsiębiorstwa jest wykonanie pomiarów, które uwzględniają faktyczne parametry narażenia na czynniki szkodliwe występujące w danym roku – tłumaczy Piotr Radko.
[1] Raport Ayming Polska i BCC, Na wszelki wypadek… oszczędności. Zarządzanie wypadkowością a finanse firmy, 2022.
[2] Raport Ayming Polska, Składka wypadkowa. Nieoczywisty koszt, ukryte oszczędności, 2019.
