Zakończenie roku podatkowego 2023 – o czym muszą pamiętać przedsiębiorcy?

Przedsiębiorcy przed zakończeniem roku podatkowego muszą wykonać wiele różnych czynności, takich jak sporządzenie inwentaryzacji czy weryfikacja ujęcia wszystkich wydatków w działalności gospodarczej. Przygotowana roczna dokumentacja pozwoli na sporządzenie i złożenie zeznania rocznego.

Eksperci inFakt wskazują, że prace nad zamknięciem roku podatkowego można podzielić na 6 etapów.

Etap 1 – przygotowanie

Przy okazji końca roku warto przejrzeć wszystkie teczki, szafki i segregatory, w których mogły ukryć się faktury. Jest to istotne, ponieważ wszystkie dokumenty trzeba rozliczyć w roku podatkowym, którego dotyczą. Dlatego wszelkie znalezione w czasie porządków dokumenty należy przekazać do księgowości jeszcze przed zamknięciem roku podatkowego. W przeciwnym razie ujęcie dokumentu w kosztach podatkowych będzie wiązało się z koniecznością korygowania złożonego zeznania rocznego.

Należy również pamiętać o archiwizacji dokumentów księgowych, które muszą być przechowywane w przedsiębiorstwie przez określony czas w celach dowodowych. Zgodnie z przepisami okres ten wynosi 5 lat od końca roku, w którym doszło do złożenia zeznania podatkowego za dany rok. Czyli dokumenty za 2023 rok, za który zeznanie składa się w 2024 roku, muszą być przechowywane aż do końca 2029 roku. Jednak po wejściu w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zostanie zminimalizowany papierowy obieg dokumentów. Dodatkowo dokumenty ustrukturyzowane będą przechowywane w systemie przez okres 10 lat. Tym samym w przyszłości zasadniczo zmniejszą się obowiązki przedsiębiorców w zakresie archiwizacji dokumentów.

Oprócz porządków i archiwizacji warto zadbać także o inne czynności przy okazji zamknięcia roku podatkowego:

• Kopie dokumentów – zgodnie z przepisami przedsiębiorca na żądanie organu podatkowego ma obowiązek przedstawienia dokumentów w formie elektronicznej lub papierowej. Warto pamiętać o zrobieniu kopii paragonów fiskalnych, gdyż z czasem tracą one kolor. Natomiast dokumenty elektroniczne powinny zostać odpowiednio zabezpieczone np. dodatkową kopią na dysku zewnętrznym.
• Porządkowanie dokumentów – dokumenty w formie papierowej muszą być zebrane, odpowiednio uporządkowane i ponumerowane, np. w przeznaczonym do tego segregatorze.
• Opisy dokumentów – archiwizując dokumenty, należy uzupełnić brakujące opisy faktur, które potwierdzą zasadność danego kosztu podatkowego.
• Dokumenty środków trwałych – warto osobno zebrać dokumenty związane z zakupem lub ulepszeniem środków trwałych. Trzeba przechowywać je w firmie przez okres 5 lat od końca roku, w którym doszło do zakończenia amortyzacji.
• Wyciągi bankowe – zgodnie z przepisami osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą nie ma obowiązku posiadania firmowego rachunku bankowego, chyba że musi być on widoczny na białej liście. Jednak organy podatkowe mają prawo zażądać przedstawienia potwierdzenia zapłaty za poszczególne transakcje. Dlatego przy okazji archiwizacji dokumentów warto pobrać wszystkie wyciągi bankowe z danego roku, zwłaszcza, że dostęp do historii banku jest ograniczony czasowo.
• Pobranie dokumentów z programu księgowego – przed zamknięciem roku podatkowego warto również zarchiwizować, np. w wersji elektronicznej, dokumenty księgowe takie jak: Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR), ewidencja przychodów, zestawienie wyliczonych zaliczek na podatek dochodowy czy rejestry VAT za poszczególne miesiące danego roku. W ten sposób przedsiębiorca będzie miał szybki dostęp do kompletnej dokumentacji księgowej na wypadek kontroli.

Etap 2 – kontrola zaksięgowanych dokumentów

Przy okazji zamknięcia roku warto sprawdzić, czy wszystkie dokumenty są prawidłowo zaksięgowane. Konieczne jest również zaksięgowanie dokumentów, których z pewnych względów wcześniej nie wprowadzono do ewidencji księgowej. Przedsiębiorcy powinni zweryfikować, czy w roku podatkowym nie wystąpiły w firmie:

• Pozostałe przychody – jeżeli przedsiębiorca otrzymał wszelkiego rodzaju benefity od swoich kontrahentów np. kartę Multisport, ubezpieczenie lub dostęp do pakietu medycznego, konieczne jest ujęcie ich jako przychody z tytułu nieodpłatnych świadczeń w zeznaniu podatkowym.
• Przychody i koszty bankowe – jeśli przedsiębiorca posiada firmowy rachunek bankowy to w kosztach podatkowych może rozliczyć wszystkie opłaty związane z prowadzeniem rachunku bankowego. Jako pozostały przychód w działalności należy również uwzględnić otrzymane nagrody.

Etap 3 – przeprowadzenie inwentaryzacji

Zgodnie z przepisami przedsiębiorca, który prowadzi podatkową książkę przychodów i rozchodów, jest zobowiązany do przeprowadzenia spisu z natury na dzień 31 grudnia.

Warto pamiętać, że choć przedmiotem spisu są jedynie materiały i towary, to obowiązek ten dotyczy również działalności usługowej. W tym przypadku sporządza się zerowy spis z natury. Każdy typ spisu z natury jest pierwszym i ostatnim wpisem w KPiR za dany rok podatkowy.

Etap 4 – weryfikacja rozrachunków

Prowadząc uproszczoną księgowość, przedsiębiorca nie ma obowiązku potwierdzania sald w rozrachunkach ze swoimi kontrahentami. Jednak przy okazji zamknięcia roku podatkowego warto przeanalizować, czy w rozliczeniu nie pominięto nierozliczonych i przeterminowanych płatności. Jest to istotne ze względu na możliwość skorzystania z ulgi na złe długi.

Sprzedawcy mają prawo do skorzystania z ulgi na złe długi, jeżeli w roku podatkowym, za który składają zeznanie podatkowe, nie otrzymali zapłaty za faktury, dla których upłynęło 90 dni od dnia terminu płatności. Warunkiem jest jednak, aby do dnia złożenia zeznania należność nie została uregulowana. Z kolei nabywcy, którzy nie opłacili faktury w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu płatności, mają obowiązek zwiększyć swoją podstawę opodatkowania o wartość nieopłaconego zobowiązania.

Etap 5 – podsumowanie zapisów w ewidencji księgowej

Przedsiębiorca po upewnieniu się, że wykazał w ewidencji księgowej wszystkie przychody i koszty, może przystąpić do podatkowego podsumowania swojej działalności gospodarczej. Wiąże się to z sumowaniem otrzymanych przychodów i wygenerowanych kosztów za poszczególne miesiące. Obecnie robią to automatycznie programy finansowo-księgowe. Należy jednak pamiętać o ewentualnym uwzględnieniu wartości przeprowadzonego spisu z natury:

• Jeżeli wartość spisu z natury na początku roku jest wyższa od wartości spisu końcowego, to należy zwiększyć koszty uzyskania przychodu na koniec roku o kwotę różnicy.
• Jeżeli wartość spisu z natury na początku roku jest niższa od wartości spisu końcowego, to należy zmniejszyć koszty uzyskania przychodu na koniec roku o kwotę różnicy.

Następnie określa się dochód do opodatkowania jako różnicę między rocznymi przychodami a kosztami. Jeżeli przedsiębiorca rozlicza podatek dochodowy za pomocą ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, to płaci podatek dochodowy od osiągniętych w roku przychodów i nie ewidencjonuje kosztów podatkowych. Nie musi również sporządzać spisu z natury, chyba że od nowego roku zmienia formę opodatkowania.

Etap 6 – sporządzenie zeznania podatkowego

Po wyliczeniu wyniku finansowego swojej działalności gospodarczej, przedsiębiorca może przystąpić do sporządzenia zeznania rocznego. Przy tej okazji należy jednak pamiętać o:

• Wspólnym rozliczeniu z małżonkiem – jeśli przedsiębiorca rozlicza się wraz z małżonkiem wyłącznie na skali podatkowej, ma prawo do złożenia wspólnego rozliczenia z podatku dochodowego;
• Uldze na dziecko – rozliczając się według skali podatkowej, przedsiębiorca ma możliwość skorzystania z ulgi na dziecko;
• Rozliczeniu jako rodzic samotnie wychowujący dziecko;
• Możliwości zastosowania ulg podatkowych – np. ulgi termomodernizacyjnej, ulgi 4+, ulgi z tytułu darowizny;
• Dochodach uzyskiwanych z innych źródeł – takich jak umowa o pracę, zlecenie czy dzieło;
• Dochodach wypłaconych przez ZUS – jeśli w danym roku podatkowym przedsiębiorca otrzymał np. zasiłek chorobowy lub opiekuńczy.

Paulina Włodarczyk, księgowa w firmie inFakt