czwartek, 10 kwietnia, 2025

Przedsiębiorcy powinni spodziewać się wzmożonych kontroli ZUS

Biuro Tłumaczeń OnlineBiuro Tłumaczeń Online

Wiele wskazuje na to, że rok 2024 będzie okresem wyzwań dla polskich przedsiębiorców. Co prawda obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie wejdzie jednak 1 lipca, ale to nie oznacza, że firmy mogą zawiesić proces dostosowania się do nowych przepisów dotyczących faktur elektronicznych. To nie wszystko. Przedsiębiorcy powinni spodziewać się wzmożonych działań ZUS, w tym sprawdzenia prawidłowości rozliczeń tarcz antykryzysowych, wyliczenia składki zdrowotnej i… powrotu kontroli losowych.

Pandemiczny interwał – ZUS wraca do starych praktyk

W czasie pandemii ZUS zdecydował się na tymczasowe wstrzymanie standardowych kontroli, kierując swoją uwagę na obsługę pilnych spraw związanych z pomocą przedsiębiorcom w ciężkich warunkach ekonomicznych. To było zrozumiałe działanie, mające na celu ulżenie firmom w trudnym czasie.

Jednak po okresie pandemii, który spowodował chwilowe zawieszenie wielu działań kontrolnych, instytucje zaczęły ponownie skupiać się na monitorowaniu i weryfikacji prawidłowości opłacanych składek społecznych.

– Już w 2023 roku zauważyliśmy zmasowany powrót standardowych kontroli ZUS-owskich. Wielu przedsiębiorców zdążyło już o nich zapomnieć, bo na czas pandemii zostały wstrzymane. Jednak już od połowy 2023 dało się zauważyć wzrost liczby zawiadomień o zamiarze wszczęcia kontroli losowych. Tak będzie również w tym roku, bo to standardowa praktyka ZUS – zauważa Kamila Cieszkowska, księgowa, właścicielka Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy.

ZUS informuje przedsiębiorców o intencji przeprowadzenia kontroli, jednak zazwyczaj nie podaje wcześniej jej terminu. Wszystko po to, by zwiększyć skuteczność działań kontrolnych oraz skłonić przedsiębiorców do utrzymania należytej staranności w prowadzeniu dokumentacji.

– W obliczu wzmożonych kontroli różnych instytucji, w tym ZUS-u, skrupulatne zarządzanie dokumentacją odgrywa kluczową rolę. Posiadanie wszystkich niezbędnych dokumentów pod ręką, zwłaszcza w cyfrowej formie, jest nie tylko praktyczne, ale może również zabezpieczyć przed potencjalnymi problemami w trakcie inspekcji – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Co podlega kontroli ZUS-owskiej?

Kontrole ZUS obejmują różnorodne aspekty, począwszy od prawidłowości opłacanych składek społecznych, poprzez zgodność z przepisami dotyczącymi ubezpieczeń zdrowotnych, aż po prawidłowe rozliczanie wynagrodzeń pracowników. Wznowienie praktyk kontrolnych przez ZUS stanowi sygnał dla przedsiębiorców, że najwyższa pora na uporządkowanie spraw związanych z prowadzeniem księgowości w firmie. Może to być również dobry czas na przeprowadzenie audytu wewnętrznego.

SUS a zakres kontroli

Zgodnie z ustawą o Systemie Ubezpieczeń Społecznych (SUS), ZUS ma uprawnienie do przeprowadzania kontroli w celu zbadania prawidłowości wypełniania obowiązków płatników składek. Inspektor z ZUS sprawdza, czy wszyscy zatrudnieni są prawidłowo zgłoszeni do ubezpieczenia. Weryfikuje też, czy firmy prawidłowo naliczają i odprowadzają składki oraz wpłacają inne świadczenia, do pobierania których są zobowiązane. Kontrola ZUS obejmuje także proces ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych oraz wypłacanie tych świadczeń i sposób rozliczania środków z ZFŚS. Przedsiębiorcy muszą terminowo i zgodnie z przepisami dokonywać rozliczeń z tego tytułu.

Uwadze kontrolera nie ujdzie też sprawdzenie prawidłowości i terminowości opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe. Ale to tylko niektóre z obszarów, jakie mogą być sprawdzane przez ZUS.

– Pracownicy ZUS w trakcie kontroli przeprowadzają też oględziny składników majątkowych płatników składek, którzy zalegają z opłatą należności. To obejmuje dokładne sprawdzenie majątku firmy i stworzenie spisu jego składników – tłumaczy Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Umowy z pracownikami pod lupą!

Zakład Ubezpieczeń Społecznych często kwestionuje nie tylko sam fakt zawarcia umowy o pracę, ale także jej rzeczywisty charakter (mowa tu o tzw. umowach pozornych). Taka ocena niesie za sobą istotne konsekwencje, przede wszystkim skupiające się na wątpliwościach dotyczących prawa do wypłaty różnego rodzaju świadczeń, co może skutkować koniecznością ich zwrotu wraz z należnymi odsetkami. Zdarza się, że przedsiębiorcy zatrudniają pozornie członków rodziny lub znajomych np. przed okresem planowanego zwolnienia lekarskiego.

Podobnie jak w przypadku umów o pracę, ZUS w trakcie kontroli może również poddawać w wątpliwość legalność umów zlecenie i umów o dzieło. W wyniku tego procesu mogą nastąpić zmiany w kodach dotyczących ubezpieczeń społecznych pracowników, a także różnice w rozliczeniu składek społecznych. W praktyce oznacza to, że ZUS może sprawdzić, czy wynagradzanie pracowników nie jest sztucznie zawyżone lub przeciwnie – zaniżone.

– Ostatni wyrok Sądu Najwyższego (sygn. akt III UK 411/19 z dnia 8 października 2020 r.) potwierdza, że ZUS ma w praktyce bardzo szerokie uprawnienia do dokładnej weryfikacji umów o pracę i cywilnoprawnych. Dlatego przy zawieraniu umów pracowniczych warto szczególną uwagę zwrócić nie tylko na zgodność z przepisami, ale i ze stanem faktycznym – tłumaczy Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Tarcze antykryzysowe – kontrole i zwroty

Warto również zwrócić uwagę na kontrole związane z tarczami antykryzysowymi udzielanymi przedsiębiorcom w czasie pandemii, a w szczególności z zasadnością przyznania tzw. świadczeń postojowych. Urzędy wojewódzkie, urzędy pracy oraz grodzkie urzędy pracy masowo zamykają postępowania kontrolne. W związku z tym przedsiębiorcy otrzymują pisma dotyczące konieczności zwrotu świadczeń, zwłaszcza gdy wystąpiły błędy w rozliczeniach lub zmniejszenie zatrudnienia mimo pobrania świadczeń. To samo dotyczy pomocy finansowej z PFR. Pamiętajmy przy tym, że ZUS ma aż 5 lat od wypłaty świadczeń na weryfikację ich prawidłowości.

– Zauważyliśmy, że firmy, które skorzystały z pomocy w wypełnianiu wniosków o dofinansowanie, miały znacznie mniej problemów podczas kontroli. Ważne więc okazało się jasne tłumaczenie zasad, na jakich można starać się o świadczenia. Moim zdaniem to właśnie to zapewniło spójność i zgodność dokumentacji z wymogami ZUS – dodaje  Kamila Cieszkowska, właścicielka Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy.

Kto może zapukać do drzwi firmy?

Kontrole ZUS przeprowadzają wykwalifikowani pracownicy – inspektorzy kontroli. Posiadają oni uprawnienia do badania dokumentacji, przeprowadzania wywiadów oraz w razie potrzeby – wizytowania przedsiębiorstw. Przebieg i zakres kontroli opisuje Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie społecznym, a dokładnie: Rozdział 10, Kontrola wykonywania zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych.

Firmy, które aktywnie korzystają z e-archiwum i wprowadziły cyfrowy obieg dokumentów, zyskują znaczącą przewagę przy kontroli ZUS. Dostępność elektronicznych dokumentów ułatwia szybkie reagowanie na ewentualne wizyty urzędników. Dodatkowo korzystanie z rozwiązań cyfrowych redukuje też ryzyko popełnienia błędów podczas procesów rozliczeniowych czy w czasie składania dokumentacji związanej ze wsparciem z funduszy pomocowych.

Autor/źródło
Disclaimer: Informacje zawarte w niniejszej publikacji służą wyłącznie do celów informacyjnych. Nie stanowią one porady finansowej lub jakiejkolwiek innej porady, mają charakter ogólny i nie są skierowane do konkretnego adresata. Przed skorzystaniem z informacji w jakichkolwiek celach należy zasięgnąć niezależnej porady.

Popularne w tym tygodniu

Marek Tatała o nowych propozycjach zespołu deregulacyjnego Rafała Brzoski

Komentarz Marka Tatały, prezesa Fundacji Wolności Gospodarczej, do siódmego...

Raport PSF: Fotowoltaika w Polsce potrzebuje pilnych zmian prawnych

Polska fotowoltaika stoi na rozdrożu. Mimo dynamicznego wzrostu, sektor...

Agnieszka Majewska chwali rządowy projekt deregulacyjny i apeluje o szybsze wdrożenie zmian w Małym ZUS Plus

W związku z rozpoczęciem przez Sejm Rzeczypospolitej Polskiej prac...

Podatek Belki wciąż drenuje kieszenie Polaków. W 2024 roku fiskus zabrał im prawie 11 mld zł

W 2024 roku wpływy z tzw. podatku Belki zasiliły...

Uwaga na fałszywe e-maile z urzędów skarbowych. Cyberprzestępcy atakują podatników

Trwa gorący okres rozliczeń podatkowych. Okazuje się, że nie...

Podobne tematy

KSeF coraz bliżej. Tylko 34% firm MŚP wie, co je czeka

Krajowy System e-Faktur (KSeF) nadchodzi, a firmy wciąż nie...

Automatyzacja w medycynie – jak nowoczesne systemy IT rewolucjonizują placówki zdrowotne?

Sektor ochrony zdrowia stawia na rozwój technologiczny, a automatyzacja...

Przedsiębiorcy coraz chętniej sięgają po podpis elektroniczny – oto dlaczego

W dobie cyfryzacji podpis elektroniczny staje się nieodłącznym elementem...

Daniel Pawelczyk Finance Directorem i członkiem zarządu w TD SYNNEX Poland

TD SYNNEX (NYSE: SNX) poinformował o powołaniu Daniela Pawelczyka...

CGI przejmuje Novatec – ekspansja na rynki cyfrowe w Niemczech i Hiszpanii

CGI (TSX: GIB.A) (NYSE: GIB), jedna z największych niezależnych...

Komputery kwantowe – rewolucja, która zmieni oblicze informatyki

Komputery kwantowe i dokonywane z ich pomocą obliczenia kwantowe...

41% cyberataków w UE to DoS, DDoS i RDoS – ENISA ujawnia skalę zagrożenia

Agencja Unii Europejskiej ds. Cyberbezpieczeństwa (ENISA) opublikowała pierwszy raport...

EY: AI zaczyna wpływać na strategie rekrutacyjne firm w Polsce

Wyniki badania EY – Jak polskie firmy wdrażają AI...

Może Cię zainteresować

Polecane kategorie