Samochody firmowe to podstawowe narzędzie pracy niemal każdego przedsiębiorstwa. Korzystanie z nich generuje jednak oczywiste koszty, dlatego tak ważne jest umiejętne podejście do zarządzania flotą samochodową. Kluczem do sukcesu jest wybór odpowiedniego sposobu finansowania aut w firmie, którym nie musi być dziś wyłącznie leasing, dawniej popularny wśród polskich przedsiębiorców. Jak efektywnie zarządzać flotą samochodową i jaki model pozyskania firmowych aut wybrać, aby ułatwić sobie to zadanie?
Dlaczego odpowiednie zarządzanie flotą samochodową jest takie ważne?
Samochody firmowe pełnią bardzo istotną rolę w funkcjonowaniu większości współczesnych firm. Dzięki nim przedsiębiorstwo może zapewnić mobilność swoim pracownikom, terminowo dostarczać zamówienia, a także zapewnić sobie oszczędność czasu. Auta firmowe to jednak nie tylko korzyści, lecz także wysokie i znaczące wydatki, które składają się na koszty utrzymania floty samochodowej.
Niektóre z nich można z góry oszacować (np. koszty ubezpieczenia, przeglądów technicznych, wymiany opon itp.), inne do końca pozostają natomiast wielką niewiadomą (np. koszty paliwa, napraw, serwisowania auta i zakupu części zamiennych). Istnieją jednak skuteczne metody, dzięki którym można efektywniej zarządzać flotą samochodową, z dużą dokładnością oszacować koszty jej utrzymania, a także zoptymalizować wydatki ponoszone w związku z korzystaniem z firmowych pojazdów.
Wybór odpowiednich samochodów firmowych
W pierwszej kolejności należy zastanowić się, jakich samochodów właściwie potrzebujemy w firmie. Wybór odpowiednich pojazdów o parametrach ściśle dopasowanych do bieżących potrzeb przedsiębiorstwa, to gwarancja dobrze wydanych pieniędzy.
Stojąc przed wyborem nowych samochodów do firmy, warto zwrócić uwagę przede wszystkim na ich przeznaczenie – czy mają to być auta typowo dostawcze, reprezentacyjne czy może przeznaczone głównie do celów handlowych? Bardzo ważną kwestią jest także wybór samochodów o niskiej awaryjności i poziomie spalania, a także możliwie ekonomicznych w zakupie i późniejszej eksploatacji.
Bardzo istotne jest także wyznaczenie osoby, która będzie odpowiedzialna za zarządzanie flotą samochodową w firmie. Może być to pracownik, który przyjmie na swoje barki dodatkowe obowiązki z tym związane lub nowa osoba, zatrudniona stricte w tym celu. Jej zadaniem będzie sprawowanie nadzoru nad flotą samochodową i zarządzanie nią w efektywny, zgodny z założeniami sposób. Można to również zlecić firmie, która specjalizuje się w tego typu usługach — np. ŁatweAuto. Wreszcie, należy podjąć decyzję o sposobie finansowania firmowej floty samochodowej. Wbrew powszechnej opinii leasing nie jest bowiem jedyną opcją wartą uwagi!
Wynajem długoterminowy a zarządzanie flotą samochodową
Coraz większym zainteresowaniem przedsiębiorców stojących przed wyborem sposobu finansowania floty samochodowej cieszy się wynajem długoterminowy. W jego ramach firma może wynająć pojazdy na czas powyżej 12 miesięcy i korzystać z nich w prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. Rozwiązanie to cieszy się ogromnym zainteresowaniem z uwagi na transparentność kosztów, brak związania się długoterminową umową (umowy w ramach wynajmu długoterminowego są zawierane zwykle na 2-3 lata), utrzymanie zdolności kredytowej na dotychczasowym poziomie oraz skuteczne wsparcie w procesie zarządzania flotą samochodową ze strony wypożyczalni.
Decydują się na wynajem długoterminowy, firma może wybrać samochody w pełni dopasowane do jej bieżących potrzeb. Po wygaśnięciu umowy, może je zwrócić i wynająć na ich miejsce kolejne, lepiej dostosowane do jej aktualnych wymagań. Za korzystanie z pojazdów płaci się ustaloną z góry, niezmienną kwotę, która nie obejmuje wyłącznie kosztu związanego z udostępnieniem samochodów – w miesięcznej kwocie wynajmu zawarte są bowiem także dodatkowe opłaty, nieodłącznie związane z korzystaniem z samochodu.
Są to m. in. ubezpieczenie samochodu, koszty przeglądów technicznych, napraw, zakupu części zamiennych, a także wymiana opon – czyli wszystkie wydatki, które w przypadku leasingu obciążają firmę i są trudne do oszacowania. Wybierając wynajem długoterminowy, przedsiębiorstwo z dużą dokładnością wie, ile będzie kosztowało utrzymanie floty samochodowej, co znacząco ułatwia zarządzanie nią samą oraz budżetem. Nic więc dziwnego, że wynajem długoterminowy staje się coraz częściej i chętniej wybieranym sposobem finansowania firmowej floty samochodowej.