Decyzja o wdrożeniu nakazowej polityki, by zwiększyć frekwencję w biurze, to dla pracodawców wciąż dość ryzykowny krok, który może prowadzić do spadku zaangażowania czy większej rotacji. Lepiej zachęcać, ale aby robić to skutecznie, potrzebne są rzetelne dane nt. tego, jakie czynniki wiążą się z frekwencją w biurze. A te nie zawsze są oczywiste. W raporcie pt. Hybrid Work Insights 4.0. Gra w powroty eksperci Colliers Define przeanalizowali czynniki, które mają istotny związek z częstotliwością przychodzenia do biura[1]. Publikacja zawiera także porady, jak – będąc pracodawcą – podejmować w tym obszarze trafne decyzje, dostosowane do unikalnych potrzeb zespołu.
Na skróty:
Identyfikacja kluczowych czynników
Jako że respondenci ankiet nie zawsze mają świadomość, jakie konkretne czynniki wpływają na ich motywację, eksperci Colliers Define zapytali w badaniu nie o konkretne motywatory, a o kluczowe obszary związane z wykonywaniem obowiązków służbowych: od warunków pracy zdalnej i elastyczności godzin, przez jakość przestrzeni biurowej, po relacje z przełożonymi i współpracownikami. Dzięki zastosowaniu analiz statystycznych możliwe było zidentyfikowanie nie tylko zależności, ale także siły związku poszczególnych działań z frekwencją w biurze. Wyniki pokazały, że to, co działa w jednej grupie pracowników, może przynosić odwrotne efekty w innej, dlatego uniwersalne podejścia do pracy hybrydowej często zawodzą.
Autonomia i wygoda
Jednym z najistotniejszych czynników, związanych z frekwencją w biurze, jest swoboda w decydowaniu o miejscu pracy. Wyniki badania pokazują, że pracownicy, którzy mają możliwość samodzielnego wyboru, czy i kiedy pojawią się w biurze, spędzają tam średnio o 0,3 dnia mniej tygodniowo niż osoby, które tej swobody nie mają. Co ciekawe, podobny efekt zaobserwowano w przypadku elastycznych godzin pracy – pracownicy korzystający z takich rozwiązań przebywają w biurze o 0,5 dnia mniej. Okazuje się, że czynnikiem związanym z wyższą frekwencją jest natomiast regularny harmonogram pojawiania się w biurze.
– Osoby, które przychodzą do biura w z góry określone dni tygodnia, przebywają w nim o 1,1 dnia w tygodniu dłużej w porównaniu do osób niepojawiających się według określonego schematu. Jest to jeden z uniwersalnych czynników, które są istotnie związane z frekwencją w biurze w większości analizowanych w badaniu grup – mówi Grzegorz Rajca, Associate Director, Colliers Define.
Co ciekawe wygoda i czas dojazdu nie okazały się uniwersalnymi czynnikami wiążącymi się z wyższą frekwencją. Z badania Colliers wynika, że jedynie osoby na stanowiskach menedżerskich, które miały dogodny dojazd do biura, spędzały w nim więcej czasu – średnio o 0,6 dnia tygodniowo więcej.
Relacje tak, benefity niekoniecznie
Wbrew oczekiwaniom wielu pracodawców, którzy nakazują menadżerom obecność w biurze w nadziei na pozytywne oddziaływanie na pracowników, takie działanie może przynieść wręcz odwrotny skutek.
– Pracownicy, których przełożeni są regularnie obecni w biurze, sami pojawiają się tam o 0,3 dnia tygodniowo mniej, chyba że ich menadżer oczekuje częstszego pojawiania się w biurze. Wówczas frekwencja rośnie o 0,3 dnia w tygodniu w porównaniu do osób, które nie deklarowały takich oczekiwań ze strony przełożonego. Z kolei obecność współpracowników, z którymi badani pracują na co dzień, wiąże się ze wzrostem ich frekwencja o 0,6 dnia tygodniowo – wyjaśnia Karolina Dudek, Associate Director, Colliers Define.
Inicjatywy, takie jak darmowe owoce, przekąski czy dopłaty do posiłków, nie wiążą się natomiast z wyższą frekwencją. Inaczej wygląda to w przypadku benefitów, takich jak darmowy parking lub dopłaty do niego – pracownicy korzystający z takich udogodnień spędzają w biurze średnio o 0,3 dnia więcej tygodniowo.
Różnice demograficzne i sektorowe
Raport Colliers Define zwraca również uwagę na różnice demograficzne w czynnikach związanych z frekwencją w biurze. Kobiety, które mają elastyczne godziny pracy, spędzają w biurze średnio o 0,7 dnia krócej niż te bez tego przywileju. Z kolei mężczyźni, których przełożony oczekuje obecności, pojawiają się w biurze częściej o 0,5 dnia tygodniowo. Ciekawym spostrzeżeniem jest także to, że w organizacjach, gdzie wprowadzono nagrody za obecność w biurze, frekwencja kobiet wzrasta bardziej niż w przypadku mężczyzn i to aż o 1 dzień.
Interesujące wnioski wyciągnąć można także z porównania sytuacji w sektorze publicznym i prywatnym. W sektorze publicznym pracownicy, którzy mają większą swobodę w wyborze zakresu pracy zdalnej, spędzają w biurze o 1,2 dnia mniej niż osoby pozbawione takiej możliwości. Jednocześnie silniejszy jest tam związek między oczekiwaniami przełożonych a frekwencją – pracownicy, którzy czują takie oczekiwania, spędzają w biurze średnio o 1,1 dnia więcej tygodniowo.
Decyzje oparte na danych
– Z naszego badania wynika, że krajobraz czynników związanych z frekwencją w biurze jest niezwykle zróżnicowany, a waga poszczególnych aspektów może być inna w zależności od demografii, specyfiki zespołów, sektora czy roli w organizacji. Dlatego to, co sprawdza się w jednej firmie, może być dokładnie tym, czego inna organizacja nie powinna robić u siebie. Aby pomóc pracodawcom zweryfikować, jakie czynniki są istotnie związane z frekwencją w ich biurach, opracowaliśmy narzędzie Back to Office. Rzetelne wyniki pozwolą im podejmować trafne i przemyślane decyzje, odpowiadające na rzeczywiste potrzeby pracowników. A to pozwoli uniknąć firmom pułapki podejmowania działań opartych o niesprawdzone schematy – podsumowuje Dorota Osiecka, Partnerka, Dyrektorka w Colliers Define.
[1] Raport powstał na bazie badania przeprowadzonego przez Colliers Define w 2024 r. na reprezentatywnej próbie 1034 polskich pracowników biurowych z największych miast regionalnych z sektora publicznego i prywatnego.
