Krajowy System e-Faktur (KSeF) zacznie obowiązywać od 1 lipca 2024 r. W świetle tej zmiany oraz publikacji projektu „VAT in the Digital Age” (ViDA) przez Komisję Europejską w grudniu 2022 r., temat e-fakturowania staje się aktualny nie tylko w Polsce, lecz także na całym świecie. Jak podobne systemy działają w innych krajach? Jakie korzyści przynoszą przedsiębiorcom, a jakie administracji?
Od momentu wprowadzenia przepisów standaryzujących format e-faktur (faktur ustrukturyzowanych) stale rośnie grupa firm, które korzystają z rozwiązań typu KSeF. Trend zyskuje na popularności, w miarę jak technologia staje się bardziej dostępna i łatwiejsza w obsłudze.
Jednakże, mimo że e-faktury stają się coraz bardziej popularne, wciąż nie brakuje wątpliwości wśród przedsiębiorców, którzy jeszcze nie mieli okazji wypróbować tego systemu. Warto jednak zaznaczyć, że e-faktura jest już wiele lat stosowana z powodzeniem w krajach na całym świecie.
Fakturowanie elektroniczne w Unii Europejskiej
Państwa członkowskie Unii Europejskiej dążą do ujednolicenia praktyk fakturowania elektronicznego. Przykładem jest projekt „VAT in the Digital Age” (ViDA), który ma na celu wprowadzenie obowiązkowych e-faktur we wszystkich krajach UE.
W Europie jako pierwsze Włochy wdrożyły obowiązkowe fakturowanie elektroniczne. Proces odbywał się stopniowo od 2014 r., gdzie początkowo e-fakturowanie związane było z działalnością organizacji rządowych (B2G), następnie rząd rozszerzył to o spółki giełdowe, by w roku 2019 objąć tym obowiązkiem wszystkich przedsiębiorców.
Z kolei w Estonii, choć nie ma tam centralnego systemu, a jedynie rozwiązania komercyjne, już 30 proc. wszystkich faktur ma postać elektroniczną.
Wszystko wskazuje na to, że w tym samym czasie co Polska wdroży obowiązkowy system e-faktur także Francja. Według francuskiego Narodowego Instytutu Statystyki i Studiów Ekonomicznych (INSEE), już w 2020 r. tamtejsze firmy wystawiły ponad 54,5 mln faktur elektronicznych.
Niemcy i Rumunia także wystąpiły do Komisji Europejskiej o udzielenie zgody na wykorzystanie e-faktur jako rozwiązania obligatoryjnego, a Słowacja, Hiszpania, Bułgaria i Chorwacja wstępnie analizują tę opcję.
Praktyki skandynawskie: pionierzy efektywności i przejrzystości
Kraje skandynawskie, takie jak Norwegia, Dania i Szwecja, od lat stosują standardy e-faktur, co przyczyniło się do ich wzrostu gospodarczego. Systemy te wprowadzono już na początku tego wieku, a ich powszechność przyspieszyła transakcje i przyczyniła się do ograniczenia oszustw.
– W krajach skandynawskich e-faktury stały się nieodłącznym elementem biznesowej efektywności. Nie tylko przyspieszają transakcje, ale także wpływają pozytywnie na klimat biznesowy, podnosząc transparentność i zaufanie. To przykład, jak innowacyjne podejście przyczynia się do budowy solidnego fundamentu dla gospodarczego sukcesu – mówi Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii.
E-faktury poza UE
Poza Europą Meksyk stał się inspiracją dla wielu państw zmagających się z luką podatkową. Wprowadzenie ustrukturyzowanej faktury pozwoliło na zwiększenie ściągalności podatków o 34 proc. i znacząco zwiększyło roczny budżet kraju. Za Meksykiem, który wystartował w 2011 roku, podążyła prawie cała Ameryka Łacińska.
W Arabii Saudyjskiej w 2020 roku, zaledwie 2 lata po wprowadzeniu podatku VAT, ogłoszono decyzję o ustrukturyzowaniu faktur w ogólnokrajowym systemie. Od końca 2021 roku ta metoda obrotu dokumentów jest obowiązkowa dla każdej transakcji B2B. Wymóg obejmuje także wymiany transgraniczne.
E-faktury stają się normą na całym świecie, przybliżając globalny rynek do spójnych standardów. Nie sposób przeanalizować wszystkie systemy do ich obsługi. Funkcjonują w Australii, Chinach, Hong Kongu, Tajwanie, Japonii, Korei Południowej czy też w Indiach.
E-faktury w Polsce: ku globalnym standardom
Od 2013 roku w Polsce e-faktury stały się powszechnie akceptowanym modelem. Coraz więcej firm decyduje się na to rozwiązanie, aby przyspieszyć procesy biznesowe, zwiększyć bezpieczeństwo i obniżyć koszty operacyjne.
Pomimo wielu zalet, przez pewien czas faktury elektroniczne nie cieszyły się taką popularnością, jak te tradycyjne. Wielu przedsiębiorców wciąż preferowało papierowe dokumentowanie transakcji. Rząd postanowił jednak usystematyzować kwestię e-faktur, zwiększyć kontrolę nad procesem rozliczeń VAT i stworzyć bardziej zachęcające otoczenie do przejścia na cyfrowe rozwiązania. W rezultacie powstał Krajowy System e-Faktur.
KSeF, wprowadzony z możliwością dobrowolnego korzystania od 1 stycznia 2022 roku, stanowi przełom w kierunku usystematyzowania i usprawnienia procesu fakturowania elektronicznego.
– E-faktury to kluczowy krok w kierunku efektywnego zarządzania dokumentami w firmach. Przyspieszają procesy, redukują ryzyko błędów i pozwalają zaoszczędzić znaczne środki. Wdrożenie obowiązkowego KSeFu niewątpliwie przyniesie ze sobą szereg korzyści zarówno dla biznesu, jak i administracji. Potwierdzają to chociażby efekty praktyk fakturowania cyfrowego w państwach, które już takowe wdrożyły – dodaje Bogdan Zatorski.
Reforma elektronicznego fakturowania oferuje znaczne korzyści dla firm, które zdecydują się przejść na tę metodę fakturowania. Od uproszczeń administracyjnych po redukcję kosztów, poprzez oszczędność czasu i mniejszy wpływ na środowisko naturalne, zalety fakturowania elektronicznego są niezaprzeczalne. Przyjmując tę nową technologię, firmy mogą zoptymalizować swoją wydajność operacyjną, wzmocnić swoje bezpieczeństwo finansowe i przyjąć podejście bardziej przyjazne dla środowiska.