W marcu minął rok od pierwszego potwierdzonego przypadku zakażenia koronawirusem SARS-CoV-2 w Polsce i wprowadzenia lockdownu gospodarczego i społecznego. Od tego czasu nasze życie zmieniło się nie do poznania. Od dwunastu miesięcy próbujemy łączyć pracę zdalną z obowiązkami domowymi oraz opieką nad dziećmi, gdy szkoły, przedszkola i przestrzenie biurowe są zamknięte. Ponadto, ze względu na brak bezpośredniego kontaktu i odpowiednich narzędzi, nasze zawodowe obowiązki zdecydowanie się zwiększyły. W rezultacie, Polacy każdego dnia łączą wiele różnych funkcji – pracownika biurowego, niani, nauczyciela czy administratora IT – powodując coraz większe przeciążenie obowiązkami i obniżenie efektywności w pracy. Kluczem do poradzenia sobie w trudnej sytuacji jest automatyzacja powtarzalnych czynności.
Jak wskazuje przygotowany przez firmy Grafton Recruitment, Gi Group i CBRE raport „Rok z koronawirusem”, po 12 miesiącach od pierwszego lockdownu prawie 32 proc. ankietowych wciąż pracuje tylko z domu, 14 proc. w systemie hybrydowym, a do biur „na stałe” wróciło ok. 29 proc. pracowników. Niepokojące są jednak opinie na temat pracy zdalnej. Polacy wykonujący swoje obowiązki z domów narzekają na złe warunki i zbyt duże przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Wydłużył się nasz czas pracy i ilość godzin spędzanych przed komputerem. Z badania wykonanego na zlecenie firmy Fellowes w styczniu 2021 r. wynika, że aż u 53 proc. Polaków warunki pracy w domu znacznie odbiegają od komfortu biurowego. W wielu przypadkach zwiększył się również zakres naszych obowiązków, wynikający z braku bezpośredniego kontaktu np. z księgowością lub działem IT.
Pracownik biurowy, niania i… administrator IT
Praca zdalna i brak szybkich spotkań w przestrzeni biurowej skutkuje tym, że wiele niecierpiących zwłoki czynności musimy wykonywać samodzielnie. Przykładem może być firmowy dział IT. W dużych organizacjach liczba punktów końcowych, takich jak komputery stacjonarne, laptopy, drukarki, tablety czy smartfony może być liczona w tysiącach. Sytuację jednak pogarsza praca zdalna – pracownicy logują się do firmowych systemów ze swoich prywatnych urządzeń, łączą się z siecią za pomocą domowego wifi i pobierają nieautoryzowane aplikacje, by ułatwić sobie pracę. Te z pozoru niewinne działania mogą być bardzo szkodliwe dla organizacji. Nie tylko dlatego, że otwierają kolejne furtki cyberprzestępcom i tworzą tak zwany Shadow IT, na który składają się potencjalnie niebezpieczne urządzenia i aplikacje firmowe. Drugą przyczyną jest gwałtowne zwiększanie infrastruktury informatycznej organizacji, która zarządzana jest zazwyczaj przez jedną osobę. W rezultacie przeciążeni pracą informatycy nadają pracownikom większe uprawnienia, aby sami mogli, np. aktualizować system czy pobierać pożądane aplikacje.
Z problemem utrzymania kontroli nad uprawnieniami użytkowników zmagała się firma Hafner Haus – przedsiębiorstwo budowlane z wieloletnim doświadczeniem, które zajmuje się nie tylko klasyczną działalnością budowlaną i konstrukcyjną, ale także realizacją projektów „pod klucz” w zakresie nowego budownictwa, przebudowy i modernizacji. Firma korzysta z różnego rodzaju sprzętów – od potężnych procesorów przeznaczonych do projektowania złożonych konstrukcji, poprzez komputery z okularami VR używane podczas spotkań z klientami do prezentacji projektów, aż po urządzenia biurowe wykorzystywane do prowadzenia księgowości i laptopy kierowników projektów. Niektórzy pracownicy Hafner Haus musieli mieć utworzone konto administratora np. w celu instalacji aktualizacji.
„Tak naprawdę nie mieliśmy kontroli nad tym, czy na komputerach zainstalowane jest niezbędne oprogramowanie oraz z jakiej jego wersji korzysta dany użytkownik. W przypadku niektórych programów musieliśmy w pełni polegać na wbudowanej funkcji przeprowadzania automatycznych aktualizacji. Było to jednak wadliwe rozwiązanie, które doprowadziło do wdrożenia w firmie różnych wersji tego samego oprogramowania” – wyjaśnia Daniel Winkels z Hafner Haus.
Na ratunek – automatyzacja
W sytuacji zwiększającego się zakresu obowiązków pracowników trzeba szukać rozwiązań, które szybko przyniosą rezultaty. Jedynym z nich jest automatyzacja prostych zadań. Według amerykańskiej firmy analitycznej Gartner, w 2021 roku biznes zainwestuje w oprogramowanie do automatyzacji blisko 2 mld dolarów. Firmy będą cyfryzować procesy kadrowe, finansowe, administracyjne, sprzedażowe czy logistyczne. Trend ten widoczny jest już dzisiaj. Według najnowszego badania Instytutu Humanites, obszarami działalności firm, które w największym stopniu polegają na technologii są księgowość, HR, IT i logistyka.
W firmie Haufner Haus świetnie sprawdziło się rozwiązania do ujednoliconego zarządzania punktami końcowymi (Unified Endpoint Management – UEM) – baramundi Management Suite. Dzięki temu narzędziu, administratorzy IT mogą bezpośrednio instalować i aktualizować oprogramowanie w sposób zdalny i całkowicie automatyczny oraz nie muszą nadawać użytkownikom szerszych uprawnień. Ponadto narzędzie pozwoliło firmie mieć pełną przejrzystość infrastruktury informatycznej, co znacząco podniosło poziom bezpieczeństwa całego systemu informatycznego.
„Systemy do ujednoliconego zarządzania urządzeniami końcowymi zdejmują z przeciążonych pracowników IT ciężar wielu rutynowych i powtarzających się czynności. Narzędzie bMS automatyzuje wiele zadań, takich jak inwentaryzacja infrastruktury informatycznej, dzięki której łatwiej jest utrzymywać kontrolę nad firmowymi zasobami. Zautomatyzować można również czynności takie jak aktualizacja czy instalacja nowego systemu operacyjnego na urządzeniach wszystkich lub wybranych pracowników. Kolejnym istotnym elementem, który może odbywać się praktycznie bez udziału administratora IT jest instalacja poprawek oprogramowania, które zapewniają bezpieczeństwo systemu” – powiedział Sebastian Wąsik, Country Manager na Polskę w baramundi software AG.
Automatyzacja prostych i powtarzalnych czynności nie tylko zmniejszy obciążanie pracowników zdalnych, ale także zwiększy bezpieczeństwo cyfrowe firmy. O tym aspekcie trzeba szczególnie pamiętać podczas pracy zdalnej. Przeciążeni pracownicy są bardziej podatni na sytuacje, w których mogą o czymś zapomnieć lub coś przeoczyć. Warto wtedy wdrażać silne procedury kontrolne połączone z automatyzacją zadań. Połączenie tych dwóch podejść minimalizuje ryzyko pojawienia się sytuacji zagrażających bezpieczeństwu firmy.
