piątek, 7 lutego, 2025

Ekspert radzi: Jak przechowywać dokumentację księgową?

Przechowywanie dokumentacji księgowej to obowiązek każdej firmy, niezależnie od jej wielkości. W dobie cyfryzacji coraz więcej przedsiębiorstw staje przed wyborem pomiędzy tradycyjnym a elektronicznym przechowywaniem dokumentów. Jak zrobić to prawidłowo i zgodnie z przepisami, radzi Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac w Systim.pl

– Przechowywanie dokumentacji księgowej jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, trzeba jednak pamiętać, że to także jeden z elementów budowania wiarygodności firmy – uważa Beata Tęgowska. Jej zdaniem, przedsiębiorcy powinni na bieżąco monitorować zmiany w przepisach dotyczących przechowywania dokumentacji, aby uniknąć problemów. – Inwestycja w odpowiednie systemy do zarządzania dokumentami to krok w stronę nowoczesności i bezpieczeństwa – ocenia eksperta Systim.

Wspomniane dokumenty, to nie tylko faktury i paragony, ale również umowy, deklaracje podatkowe i dokumenty kadrowe. – Przechowywanie dokumentacji księgowej to obowiązek, ale i narzędzie ochrony interesów firmy. W razie kontroli skarbowej czy sporów prawnych, prawidłowo przechowywane dokumenty są kluczowym dowodem na przestrzeganie przepisów – podkreśla ekspertka ds. księgowości i płac.

Przepisy te jasno określają również okres czasu, w jakim przedsiębiorcy muszą przechowywać dokumentację księgową. – Zasadniczo, dokumenty podatkowe należy archiwizować przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku – mówi Beata Tęgowska. – Dla dokumentacji kadrowej, takiej jak akta pracownicze, okres ten może wynosić nawet 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Warto pamiętać, że brak wymaganej dokumentacji może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi – zaznacza.

Cyfryzacja dokumentacji księgowej

Coraz więcej firm decyduje się na cyfrowe przechowywanie dokumentów. – Digitalizacja dokumentacji księgowej to trend, który w ostatnim czasie szybko zyskuje na popularności. Elektroniczne archiwizowanie pozwala na łatwiejsze zarządzanie dokumentami, szybsze wyszukiwanie potrzebnych informacji oraz oszczędność miejsca. Jednak kluczowe jest, aby proces ten był zgodny z obowiązującymi przepisami – zauważa eksperta w Systim.pl – Dlatego przedsiębiorcy powinny przestrzegać kilku podstawowych zasad – dodaje.

TOP 3 – zasady bezpiecznego przechowywania dokumentów elektronicznych

Eksperta wymienia, jakich podstawowych zasad powinni przestrzegać przedsiębiorcy przechowując dokumenty w formie cyfrowej:

  1. Bezpieczeństwo danych Dokumenty muszą być chronione przed nieuprawnionym dostępem. Warto stosować zaawansowane systemy zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie danych i autoryzacja dostępu – wyjaśnia Beata Tęgowska.
  2. Regularne kopie zapasoweTworzenie regularnych kopii zapasowych to podstawa. Dzięki temu w razie awarii systemu czy ataku hakerskiego, firma nie straci ważnych danych, do których posiadania jest zobowiązana – podkreśla.
  • Zgodność z przepisamiDokumenty elektroniczne muszą być przechowywane w sposób umożliwiający ich odtworzenie w formie papierowej na żądanie organów kontrolnych – przypomina ekspertka z Systim i zaznacza, że przestrzeganie tych prostych zasad pozwoli firmom uniknąć problemów przy kontrolach oraz zapewni spokój i porządek w zarządzaniu dokumentacją.
Autor/źródło
Disclaimer: Informacje zawarte w niniejszej publikacji służą wyłącznie do celów informacyjnych. Nie stanowią one porady finansowej lub jakiejkolwiek innej porady, mają charakter ogólny i nie są skierowane do konkretnego adresata. Przed skorzystaniem z informacji w jakichkolwiek celach należy zasięgnąć niezależnej porady.

Popularne w tym tygodniu

Przedsiębiorcy coraz chętniej sięgają po podpis elektroniczny – oto dlaczego

W dobie cyfryzacji podpis elektroniczny staje się nieodłącznym elementem...
00:01:22

Elżbieta Łukacijewska: Reforma administracji UE jest nieodzowna

Struktura instytucjonalna Unii Europejskiej jest wyjątkowa, a jej system...

Podobne tematy

Compensa wdraża AI, by zwiększyć efektywność o 75%

Compensa, jeden z liderów polskiego rynku ubezpieczeń majątkowych, wprowadza...

Michał Wrzesiński ponownie prezesem WeNet Group S.A.

Z dniem 3 lutego br. Michał Wrzesiński ponownie objął...

Automatyzacja w medycynie – jak nowoczesne systemy IT rewolucjonizują placówki zdrowotne?

Sektor ochrony zdrowia stawia na rozwój technologiczny, a automatyzacja...

Konieczna reforma własności państwowej – krytyka polityki wobec Spółek Skarbu Państwa

Rada Towarzystwa Ekonomistów Polskich (TEP) wyraziła krytyczne stanowisko wobec...

Grupa Arche wypłaciła inwestorom 56 mln zł w 2024 roku

W samym 2024 r. inwestorzy otrzymali ponad 56 mln...

Efektywność energetyczna i ESG w nieruchomościach: kluczowe trendy na 2025 rok

Zwiększanie efektywności energetycznej oraz liczenie i obniżanie śladu węglowego...

Przedsiębiorcy coraz chętniej sięgają po podpis elektroniczny – oto dlaczego

W dobie cyfryzacji podpis elektroniczny staje się nieodłącznym elementem...

Samochód nowy czy używany? Podpowiadamy co wybrać!

Zakup samochodu to jedna z najważniejszych decyzji finansowych, jaką...

Może Cię zainteresować

Polecane kategorie