Bez skutecznego zarządzania biznesem, nie można liczyć na odniesienie sukcesu. E-podpis to narzędzie pozwalające na usprawnienie wielu procesów w firmie, przy jednoczesnych oszczędnościach – i to na różnych polach. Sprawdź, czym tak naprawdę jest podpis elektroniczny i jak możesz wykorzystać go w swojej firmie, by efektywniej nią zarządzać.
Na skróty:
E-podpis – czym jest i jak z niego korzystać?
Podpis elektroniczny może być wykorzystywany przez osobę fizyczną do sygnowania dokumentów cyfrowych. Omawiając kwestię e-podpisu, warto zaznaczyć także, że nie jest on tym samym, co podpis zaufany, który w Polsce stosować możemy wyłącznie w kontaktach z podmiotami administracji publicznej. Podpis elektroniczny jest dużo bardziej uniwersalny i można używać go również w kontaktach biznesowych. Możemy złożyć go m.in. na takich dokumentach, jak:
- umowy handlowe – umowy o współpracy, umowy sprzedaży, umowy dostawy czy leasingowe,
- dokumenty księgowe – rachunki, faktury, zestawienia i sprawozdania finansowe,
- dokumenty kadrowe – umowy z pracownikami: umowy o pracę, UoD czy umowy zlecenia i inne,
- raporty i protokoły – zewnętrzne i wewnętrzne,
- dokumenty prawne – upoważnienia, pełnomocnictwa, wnioski, oświadczenia,
- oferty przetargowe – składane w postępowaniach przetargowych w sektorze prywatnym oraz publicznym,
- wszelkie inne dokumenty wymagające potwierdzenia autentyczności.
Warto pamiętać też o tym, że dokumenty podpisane elektronicznie mają taką samą wartość prawną co te, które drukujemy i podpisujemy odręcznie.
Jak uzyskać podpis elektroniczny?
Wyrobienie e-podpisu nie jest niczym skomplikowanym i polega na skorzystaniu z oferty dowolnego, działającego na naszym rodzimym rynku, dostawcy usług zaufanych. Cały proces najczęściej odbywa się internetowo. Podpis elektroniczny, po jego uzyskaniu, będziemy mogli składać na dwa sposoby: za pomocą tabletu z warstwą biometryczną lub przeznaczonej do tego platformy cyfrowej, której funkcjonalność pozwala nam również na zarządzanie firmową dokumentacją.
Podpis cyfrowy – dlaczego warto?
Wielopoziomowe oszczędności
Wdrożenie e-podpisu z całą pewnością generuje spore oszczędności i to nie tylko finansowe. Brak potrzeby drukowania dokumentów to oczywiście mniejsze wydatki na zakup papieru, ale możliwość wymiany dokumentów online to naprawdę spora oszczędność czasu. Szczególnie że możemy mieć do nich praktycznie nieograniczony dostęp, a ich przechowywanie i wyszukiwanie przestaje być problematyczne. Gromadzenie ich w formie cyfrowej zapewnia również sporą oszczędność miejsca.
Efektywniejsze kontakty biznesowe
Z podpisem elektronicznym zawieranie umów na odległość może potrwać dosłownie kilka chwil. Ogranicza się bowiem do złożenia podpisu przez jedną stronę i przesłania dokumentów do drugiej ze stron drogą mailową. Kontrahent także może na umowie złożyć e-podpis. Cały proces zatem jest niezwykle szybki i nie wymaga udziału żadnych pośredników.
Zabezpieczenie danych
Nie bez powodu e-podpisywanie uważa się za najbezpieczniejszą formę sygnowania dokumentów. Wynika to ze stosowania specjalnych certyfikatów cyfrowych czy szyfrowania danych, co nie jest możliwe w przypadku tradycyjnych wydruków.